NHỮNG ĐẶC THÙ CỦA BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH

14:46 07/13/2018

1.    LỢI NHUẬN CHỈ LÀ DỰ TOÁN

Theo lối nói quen thuộc thường được cho là của  Peter Drucker, lợi nhuận là tiêu chí tối cao của doanh nghiệp. “Tối cao” là từ chính xác khi nói về tiền bạc. Một doanh nghiệp có lợi nhuận sẽ tự vạch lối đi riêng. Các nhà quản lý có thể điều hành theo cách mà họ muốn. Khi một doanh nghiệp mất khả năng sinh lời, công việc kinh doanh sẽ bị kẻ khác chõ mũi vào. Khả năng sinh lời cũng là phương tiện có thể dùng để đánh giá bạn ở cương vị một nhà quản lý. Bạn đóng góp vào khả năng sinh lời của công ty, hay bạn làm nó hao hụt? Mỗi ngày bạn có tìm ra những cách để gia tăng khả năng sinh lời không, hay bạn chỉ hoàn tất công việc được giao và hi vọng mọi thứ sẽ suôn sẻ?

Một câu nói quen thuộc khác, lần này được cho là của Laurence J. Peter trong cuốn sách The Peter Principle (tạm dịch: Nguyên tắc của Peter), khẳng định, nếu chúng ta không biết mình đang đi đâu, rất có thể rốt cuộc chúng ta sẽ dừng lại ở một chốn khác. Nếu không biết làm sao để đóng góp vào khả năng sinh lời, bạn không thể làm việc hiệu quả.

Thực tế là trong giới kinh doanh có quá nhiều người không hiểu thực chất lợi nhuận là gì, chứ chưa nói đến việc tính toán nó. Họ cũng chẳng hề hiểu được rằng lợi nhuận của doanh nghiệp trong một giai đoạn bất kỳ sẽ phản ánh trọn vẹn tập các ước tính (dự toán) và giả định. Nghệ thuật tài chính có thể rút đơn giản thành nghệ thuật làm ra lợi nhuận − hay như trong một số trường hợp, là nghệ thuật làm cho lợi nhuận trông tốt đẹp hơn so với thực tế.

Trong phần này của cuốn sách, chúng ta sẽ tìm hiểu làm thế nào các doanh nghiệp có thể làm được việc này, bằng cả hai hình thức hợp pháp lẫn phi pháp. Kinh nghiệm của chúng tôi là, hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện minh bạch, dù luôn có một số ít vượt quá các giới hạn. Chúng tôi sẽ tập trung vào những điều căn bản giúp hiểu một báo cáo kết quả kinh doanh, vì “lợi nhuận” không gì khác hơn là những gì được thể hiện trên đó. Học cách giải mã tài liệu này, bạn có thể hiểu cũng như đánh giá khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Học cách kiểm soát những dòng mà bạn có thể tác động trên báo cáo kết quả kinh doanh, bạn sẽ biết làm thế nào để đóng góp vào khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Và học nghệ thuật xác định lợi nhuận, chắc chắn bạn sẽ nâng cao được trí tuệ tài chính của mình. Thậm chí, bạn có thể còn đến được nơi mà mình mong muốn.

ĐÔI CHÚT VỀ KẾ TOÁN

Ngay từ đầu chúng tôi đã nói rằng sẽ không dạy bạn về kế toán, vậy nên chúng tôi sẽ không làm thế. Tuy nhiên, có một khái niệm kế toán sẽ được chúng tôi giải thích trong chương này, vì một khi bạn hiểu nó, bạn sẽ hiểu được chính xác thế nào là một báo cáo kết quả kinh doanh, và thứ đó đang cố nói với bạn điều gì. Dù vậy, trước tiên chúng tôi muốn lùi lại một bước và đảm bảo rằng không có một sự hiểu lầm nghiêm trọng nào lẩn khuất trong tâm trí bạn.

Bạn cũng biết, báo cáo kết quả kinh doanh có nhiệm vụ thể hiện lợi nhuận của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định − thường là một tháng, một quý hoặc một năm. Chỉ cần chút ít khả năng tưởng tượng là bạn có thể kết luận, báo cáo kết quả kinh doanh cho biết doanh nghiệp đã thu được bao nhiêu tiền mặt trong giai đoạn đó, chi tiêu bao nhiêu, và còn lại bao nhiêu. Phần “còn lại” ắt sẽ trở thành lợi nhuận của doanh nghiệp, đúng chứ?

Nhưng, không đâu. Ngoại trừ một vài doanh nghiệp rất rất nhỏ làm kế toán theo kiểu ấy − được gọi là kế toán dựa trên tiền mặt − quan niệm như thế về báo cáo kết quả kinh doanh và lợi nhuận là một sự hiểu sai cơ bản. Trên thực tế, một báo cáo kết quả kinh doanh đo lường một thứ khác hẳn so với lượng tiền ra vào, và còn lại. Nó đo lường doanh thu hoặc tổng thu nhập, chi phí hoặc chi tiêu, và lợi nhuận hoặc lãi.

báo cáo kinh doanh

Bất kỳ báo cáo kết quả kinh doanh nào cũng bắt đầu bằng doanh thu. Khi doanh nghiệp bàn giao một sản phẩm hay một dịch vụ cho khách hàng, kế toán viên sẽ nói doanh nghiệp đã tạo ra doanh thu. Chẳng cần bận tâm đến việc khách hàng đã thanh toán hay chưa, doanh nghiệp có thể tính ngay khoản doanh thu này vào dòng trên cùng của báo cáo kết quả kinh doanh trong giai đoạn đang xét đến. Có thể chưa hề có khoản tiền nào được trao tay. Tất nhiên, đối với những doanh nghiệp ghi nhận kế toán dựa trên tiền mặt như các đại lý bán lẻ và các nhà hàng, doanh thu và tiền mặt là gần như nhau.

Nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều phải chờ ít nhất 30 ngày, hoặc hơn mới có thể thu về doanh thu, và nhà sản xuất của những mặt hàng lớn, như máy bay, thậm chí có thể phải chờ trong nhiều tháng. (Quản lý một công ty như Boeing sẽ đòi hỏi lượng dự trữ tiền mặt lớn để trang trải chi phí lao động và các chi phí hoạt động cho đến khi công ty được thanh toán. Nhưng sang phần sau, chúng ta sẽ làm quen với khái niệm được gọi là vốn lưu động (working capital), một thông số giúp bạn đánh giá những vấn đề kể trên).

Thế còn dòng “chi phí” trên báo cáo kết quả kinh doanh thì sao? Vâng, các khoản chi phí hay chi tiêu mà doanh nghiệp báo cáo không nhất thiết phải là những gì doanh nghiệp viết séc thanh toán trong giai đoạn đó. Các khoản chi phí hay chi tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh là những gì mà doanh nghiệp phải chịu khi tạo ra doanh thu được ghi nhận trong cùng kỳ. Các kế toán viên gọi đây là nguyên tắc phù hợp (matching principle) – các khoản chi thích đáng phải phù hợp với tất cả các khoản thu về được ghi nhận trong báo cáo kết quả kinh doanh cùng kỳ, và đây là mấu chốt để hiểu phương thức xác định lợi nhuận.

Nguyên tắc phù hợp

Nguyên tắc phù hợp (matching principle) là quy tắc kế toán cơ bản để lập báo cáo kết quả kinh doanh. Nguyên tắc này phát biểu giản dị như sau: “Hãy khớp doanh thu cho phù hợp với chi phí liên quan để xác định lợi nhuận của một kỳ sổ sách − thường là một tháng, một quý hoặc một năm”. Nói cách khác, một trong những nhiệm vụ chính yếu của kế toán viên là tìm và ghi nhận đúng tất cả các chi phí phải chịu trong quá trình tạo ra doanh thu.

Nguyên tắc phù hợp chính là chút ít chuyên môn kế toán mà bạn cần học.

Ví dụ:

Nếu một công ty mực và mực in mua một xe hộp mực vào tháng Sáu để bán lại cho khách hàng trong những tháng tiếp theo, công ty sẽ không ghi nhận chi phí mua toàn bộ số hộp mực vào tháng Sáu. Thay vào đó, công ty sẽ ghi nhận chi phí của từng hộp mực khi hộp mực được bán ra. Lý do là bởi nguyên tắc phù hợp.

Và nếu một công ty chuyển phát mua một chiếc xe tải vào tháng Một, và lên kế hoạch sử dụng trong ba năm tiếp theo, chi phí mua xe sẽ không được thể hiện trên báo cáo kết quả kinh doanh của tháng Một. Thay vào đó, chiếc xe sẽ được tính khấu hao trong suốt ba năm sử  dụng, với mức khấu hao 1/36 chi phí mua xe và được thể hiện như một khoản chi trên báo cáo kết quả kinh doanh từng tháng (giả sử, doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp tính khấu hao đơn giản theo đường thẳng). Tại sao lại vậy? Vì nguyên tắc phù hợp. Chiếc xe là một trong nhiều chi phí gắn với công việc của tháng − những công việc không được thể hiện trong doanh thu của tháng Một.

Nguyên tắc phù hợp thậm chí còn mở rộng sang các khoản mục như thuế. Doanh nghiệp có thể thanh toán hóa đơn thuế theo quý − nhưng mỗi tháng, kế toán viên sẽ phải ghi nhận vào báo cáo kết quả kinh doanh một con số phản ánh mức thuế đánh lên thu nhập tháng đó.

Nguyên tắc phù hợp áp dụng cho cả doanh nghiệp dịch vụ và doanh nghiệp sản xuất. Chẳng hạn, một công ty tư vấn bán giờ dịch vụ có tính phí, tức là thời gian mà mỗi tư vấn viên làm việc với khách hàng. Bộ phận kế toán phải khớp các chi phí liên quan đến thời gian này − như chi phí marketing, chi phí tài liệu, chi phí nghiên cứu, v.v… − cho phù hợp với các khoản thu về.

Bạn có thể thấy chúng ta đã đi xa thế nào khỏi dòng tiền ra vào. Theo dõi sự lưu chuyển của dòng tiền là nhiệm vụ của tài liệu tài chính khác, có tên là báo cáo lưu chuyển tiền tệ (cash flow statement) (Phần 4). Bạn cũng có thể thấy chúng ta đã đi xa thế nào khỏi hiện thực khách quan đơn giản. Các kế toán viên không thể đơn giản cộng tổng dòng tiền; họ phải quyết định khoản chi nào liên quan đến khoản thu nào. Họ phải giả định và ước tính. Trong quá trình đó, họ có thể đưa định kiến vào các số liệu.

MỤC ĐÍCH CỦA BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH

Về nguyên tắc, báo cáo kết quả kinh doanh cố gắng đánh giá xem, liệu sản phẩm hay dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp có sinh lời hay không, sau khi tính tổng mọi thứ. Kế toán viên làm hết sức mình để thể hiện doanh thu mà doanh nghiệp tạo ra trong kỳ kế toán, những chi phí phát sinh khi tạo ra những khoản thu đó (bao gồm cả chi phí vận hành doanh nghiệp trong kỳ), và lợi nhuận – tức, phần còn lại nếu có. Để những định kiến tiềm ẩn sang một bên, thì đây là một nỗ lực vô cùng quan trọng đối với hầu hết các nhà quản lý của doanh nghiệp. Một giám đốc bán hàng cần biết mình và đội của mình đang tạo ra loại lợi nhuận nào, để có thể đưa ra các quyết định về chiết khấu, về điều khoản bán hàng, về đối tượng khách hàng, v.v… Một giám  đốc marketing cần biết sản phẩm nào có khả năng sinh lời nhất, để chú trọng vào chúng trong các chiến dịch marketing. Một giám đốc nhân sự cần biết khả năng sinh lời của sản phẩm, để biết doanh nghiệp cần ưu tiên chiến lược cho bộ phận nào khi tuyển dụng người mới.

Theo thời gian, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ của một doanh nghiệp được điều hành tốt sẽ theo dõi lẫn nhau. Lợi nhuận sẽ được chuyển thành tiền mặt. Tuy nhiên, như chúng ta đã thấy ở chương 3, việc doanh nghiệp đang tạo ra lợi nhuận trong một giai đoạn không có nghĩa rằng doanh nghiệp đó sẽ có đủ tiền để thanh toán hóa đơn. Lợi nhuận luôn là dự toán − và bạn không thể chi tiêu một thứ được dự toán.

Với sự gia cố thêm từ bài học này cho đai an toàn, chúng ta hãy cùng chuyển sang công việc giải mã báo cáo kết quả kinh doanh.

-Karen Berman & Joe Knight, John Case-

Bình luận