Tài liệu

    Số:….TTĐT/2016

CÔNG TY CỔ PHẦN TÁI CẤU TRÚC DOANH NGHIỆP VIỆT

Trụ sở: Tầng 1 tòa Sunrise Building 2, KĐT Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội   

Điện thoại: 0438. 533 533 - Fax:  0436.525 808  - web: verco.vn 

                                                               Hà Nội, ngày ……. tháng……năm 2016

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC 

CÁN BỘ MẶT HÀNG

I – MỤC ĐÍCH & PHẠM VI:

Hướng dẫn công việc cho Cán bộ mặt hàng (CBMH) thuộc Phòng Kế hoạch Kinh

doanh .

III – NỘI DUNG:

A – Quá trình đàm phán nhận đơn hàng:
1. Sau khi nhận được yêu cầu của Trưởng phòng hoặc Trưởng nhóm, CBMH thực hiện

như sau:



Tiếp nhận tài liệu kỹ thuật hoặc áo mẫu từ khách hàng, kiểm tra sợ bộ các hướng
dẫn kỹ thuật có đầy đủ hay không? Bao gồm số lượng đơn hàng theo màu, size,
bảng thông số kỹ thuật, hình vẽ phác hoạ…  Sau đó lập giấy đề nghị chuyển cho
Phòng KTCN tính giá thành. Giấy đề nghị ghi rõ thời gian báo giá để theo dõi việc
báo giá cho khách.  



Dựa theo kế hoạch sản xuất của Phòng quản lý may để đàm phán với khách hàng về
lịch xuất nhập khẩu hàng hoá.

2. Sau khi kết thúc việc đảm phán, CBHM hoàn tất phiếu đàm phán, lập HĐ xuất,

nhập chuyển tài liệu đến các bộ phận liên quan.

B – Quá trình chuẩn bị:   
1. Tiến hành phân loại các đơn hàng theo thứ tự ngày xuất, yêu cầu khách cung cấp

đầy đủ tài liệu mẫu, rập để chuẩn bị sản xuất.

2. Tập hợp toàn bộ thông tin chuyển giao đến các bộ phận liên quan:


Quản lý may: Tác nghiệp có kiểu dáng, dự kiến ngày nhập hàng hàng ngày sản xuất
và ngày xuất hàng, số lượng.

    Số:….TTĐT/2016

CÔNG TY CỔ PHẦN TÁI CẤU TRÚC DOANH NGHIỆP VIỆT

Trụ sở: Tầng 1 tòa Sunrise Building 2, KĐT Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội   

Điện thoại: 0438. 533 533 - Fax:  0436.525 808  - web: verco.vn 

                                                               Hà Nội, ngày ……. tháng……năm 2016



Quản lý chất lượng: Tác nghiệp có kiểu dáng, qui cách may, thông số, chủng loại vải,
packing list hàng nhập, số lượng dự kiến ngày sản xuất, ngày xuất khẩu, các bình
phẩm của khách về mẫu đối, hàng kiểm chuyền, kiểm đaị diện khi đang sản xuất.



Phòng kỹ thuật công nghệ:  tác nghiệp, rập, áo mẫu các taì liệu liên quan đến kỹ
thuật may, cắt, đóng gói, gấp xếp ngaỳ dự kiến sản xuất, số lượng, ngaỳ xuất khẩu.



Các tài liệu kỹ thuật được chuyển cho các bộ phận được đóng dấu của Phòng Kế
hoạch, ghi ngày tháng chuyển giao tài liệu để kiểm soát.

3. Thông tin và cung cấp nguyên phụ liệu cho PKTCN may mẫu đối ngay khi có thể,

để duyệt mẫu sản xuất trong thời gian sớm nhất.

4. Theo dõi cung ứng nguyên phụ liệu:



Dựa theo hợp đồng đã ký với khách hàng, CBMH nhắc khách hàng về việc cung cấp
hàng theo đúng lịch.



CBMH theo dõi và giám sát bộ phận XNK trong việc nhập nhằm đảm bảo hàng về
kho công ty nhanh nhất.



Dựa theo Invoice và Packing list do Bộ phận XNK cung cấp, CBMH kiểm tra với số
lượng yêu cầu của đơn hàng, nếu phát hiện ra số lượng không đúng v.v. thì báo
ngay khách hàng để xử lý.



Khi hàng nhận về thì CBMH đối chiếu giữa phần nhập thực tế và danh sách hàng
nhập, nếu phát hiện thấy sai số quá lớn hoặc sai số có thể ảnh hưởng đến sản xuất
thì báo ngay cho khách hàng để xử lý kịp thời.  



Thường xuyên liên hệ với bộ phận xuất nhập khẩu để nắm chính xác ngày nguyên
phụ liệu về Việt nam, sau đó đốc thúc bộ phận XNK nhập hàng nhanh chóng, đốc
thúc kho báo cáo số lượng hàng nhập nhằm có thông tin chính xác, kịp thời phục vụ
cho quá trình sản xuất tránh tình trạng nguyên phụ liệu về không đồng bộ, về trễ.  



Lập phương án mua nguyên phụ liệu tại Việt nam trong khi chờ ý kiến của khách
hàng đối với số nguyên phụ liệu về trễ, hoặc trong quá trình sản xuất phát hiện số
lượng thiếu hụt.

5. Cân đối nguyên phụ liệu:



Mô tả bảng cân đối:  Khi nhận được đơn hàng thì lập bảng cân đối nguyên phụ liệu,
bảng cân đối có thể gồm các cột sau: Stt, tên nguyên phụ liệu, màu, size, quy cách, số
lượng định mức sản xuất, định mức khách hàng, nhu cầu sản xuất, nhu cầu khách

    Số:….TTĐT/2016

CÔNG TY CỔ PHẦN TÁI CẤU TRÚC DOANH NGHIỆP VIỆT

Trụ sở: Tầng 1 tòa Sunrise Building 2, KĐT Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội   

Điện thoại: 0438. 533 533 - Fax:  0436.525 808  - web: verco.vn 

                                                               Hà Nội, ngày ……. tháng……năm 2016

hàng, diễn biến việc nhập nguyên phụ liệu, diễn biến của việc cung cấp cho sản
xuất, phần cân đối.  Bảng cân đối ghi rõ ngày cập nhật.



Định mức nguyên phụ liệu:  Định mức vải do bộ phận sơ đồ lập sơ đồ mini kèm
theo định mức trong đó có định mức sản xuất và phần trăm hao hụt, định mức phụ
liệu do bộ phận kỹ thuật công nghệ lập.  CBMH chuyển định mức nguyên phụ liệu
cho khách hàng duyệt.



Khi nhận được báo cáo nhập hàng từ kho nguyên phụ liệu thì CBMH tiến hành
nhập số lượng hàng nhập vào bản cân đối. 

6. Lập kế hoạch sản xuất khi nguyên phụ liệu có đủ để sản xuất ra thành phẩm:


Kế hoạch sản xuất chỉ được lập khi nguyên phụ liệu đã đầy đủ cho sản xuất, trường
hợp không đồng bộ nhưng khách hàng đồng ý cho sản xuất thì CBMH phải theo dõi
và thường xuyên thông tin (có thể thông tin hàng ngày) cho khách hàng về tình hình
nguyên phụ liệu về trễ hoặc có giải pháp mua nguyên phụ liệu thay thế tại Việt nam.



Kế hoạch sản xuất gồm các nội dung chính: tên khách hàng, tên mã hàng, PO, định
mức nguyên liệu, số lượng đơn hàng, số lượng sản xuất, bảng phân số lượng theo
màu và size, số lượng nguyên liệu sử dụng, một số lưu ý… 



Kế hoạch sản xuất sau khi được lập sẽ được photo và chuyển cho Phòng QL may,
giao lại cho Trưởng phòng, thông kê của phòng và lưu 01 bản.  Đồng thời CBMH
phát hành phiếu xuất kho nguyên liệu chuyển cho Phòng QL may.



Lập phiếu xuất nguyên liệu kèm theo kế hoạch sản xuất.



Lập lệnh xuất phụ liệu may tổng cho từng kế hoạch sản xuất chuyển giao cho Xí
nghiệp may.

C - Quá trình sản xuất:

1. Sản xuất:


Theo dõi tình hình sản xuất từ khâu cắt, nắm số lượng sản xuất của từng bộ phận.



Nhận các thông tin về các sự cố gây trở ngại trong việc sản xuất để sử lý hoặc cập
nhập trong trường hợp các bộ phận liên quan đã giải quyết  với các bộ phận liên
quan hay khách hàng.



Nhận thông tin và thông báo các thay đổi về ngày xuất hàng, số lượng và các thay
đổi đột xuất về kỹ thuật đến các bộ phận liên quan.