Tài liệu

1.Quản lý hệ thống và quy trình là gì?



Có khả năng đưa ra những quyết định hiệu quả và đúng lúc dựa  trên việc kết hợp những

phân tích,"sự khôn ngoan trong kinh doanh", kinh nghiệm và những đánh giá.



Ra những quyết định khó một cách đúng lúc, thậm chí đôi khi những quyết định được

đưa vào thời hạn chặt chẽ.



Cố gắng hiểu người khác và các dữ liệu trước khi đưa ra đánh giá và hành động.



Tạo dựng sự tự tin về khả năng ra quyết định của nhân viên.

Quản lý hệ thống và quy trình (Managing Systems and Processes)

1

F8- QUẢN LÝ HỆ THỐNG VÀ QUY TRÌNH

F8- QUẢN LÝ HỆ THỐNG VÀ QUY TRÌNH

Bảng phân cấp N

 ă  ng lực

“Quản lý hệ thống và quy trình”

Cấp 1

Kiến thức/ kỹ năng cơ bản/ nền tảng

-

Giám sát các hệ thống và quy trình đơn giản dưa trên các tiêu chí có săn, đảm bảo kết
quả đạt được như mong muốn và công việc được phối hợp tốt. 

-

Quản lý hiệu quả những hoạt động tương đối đơn giản và có những điều chỉnh để cải
thiện chức năng hoạt động.

Cấp 2

Kiến thức/ Kỹ năng làm việc

-

Quản lý một cách chu đáo và có tính hệ thống những quy trình, hệ thống tương đối
phức tạp.

-

Xác định và theo doi được những thước đo chủ chốt đánh giá hiệu quả và hiệu suất của
các hệ thống và quy trình làm việc.

-

Sử dụng những dữ liệu để rà soát điêu chinh những phương thưc làm việc và tối ưu hóa
chức năng của hệ thống.

Cấp 3

Kiến thức/ kỹ năng làm việc tốt

-

Thiết kế và quản lý hiệu quả các hệ thống và quy trình phức tạp.

-

Kheo leo tìm ra những thước đo chưa đưng nhiêu thông tin hữu ích nhất cho công việc
quản lý hệ thống và sử dụng những thước đo đó để nâng cao hiệu quả và hiệu suất của
dự án.

-

Phát triển và thưc hiện những chiến lược, phương thưc hoạt động và thủ tục làm việc
cho phep quản lý các quy trình mà không cân nhiêu đến can thiệp cá nhân.

Cấp 4

Một chuyên viên giỏi

-

Có thể thiết kế, quản lý, giám sát, cải tiến và đơn giản hóa được những quy trình hệ
thống phưc tạp nhất, liên quan đến nhiêu đơn vị và chưc năng kinh doanh lớn.

-

Dư đoán và cân nhắc những vấn đê có tính chất tác động qua lại và thay đôi quy mô
khi đánh giá hệ thống hiện tại hoăc phát triển một hệ thống mới.

-

Có thể xuc tiến công việc và thuc đây ngươi khác làm việc một cách hiệu quả. Chưng
tỏ mưc độ cam kết cao đối với việc cải thiện liên tục. Thành công thông qua uỷ quyên
và quản lý bằng thông tin.

Tuy nhiên, mặt tiêu cực của việc quá chú trọng đến quản lý các hệ thống và quy trình là bạn có

thể bị xem là quá cứng nhắc hoặc kiểm soát quá chặt; có thể không cập nhật thông tin về công

việc hoặc chậm thay đổi và bị bất ngờ trước những biến cố có ảnh hưởng xấu; có thể không

thân thiện với cấp dưới và bị xem là khó gần, khó nói chuyện.

2. Hướng dẫn thực hành – những điều cần thường xuyên suy ngẫm  và thực

hiện

Quản lý hệ thống và quy trình (Managing Systems and Processes)

2

 Chúng tôi có thể làm việc mà không cần đến hệ thống nào trong số những hệ thống hiện tại

của chúng tôi không?

 Liệu các quy trình làm việc của chúng tôi có đảm bảo chất lượng cho công việc và kết quả

không?

 Liệu các nhóm của tôi có những cách tiếp cận các quy trình của riêng họ để hướng tới mục

tiêu hay không?

 Nếu một nhân viên nào đó ở bên ngoài nhóm của chúng tôi đánh giá kết quả làm việc của

chúng tôi, liệu họ có biết được mục tiêu của chúng tôi là gì không?

 Tôi mất bao nhiêu thời gian để phát hiện ra những vấn đề nảy sinh trong hệ thống làm việc

của chúng tôi?

 Hiện tại có những vấn đề gì liên quan đến cơ cấu tổ chức của chúng tôi?

 Nghiên cứu tình hình hiệu quả nhất (VD: các hệ thống và quy trình làm việc) ở các công ty

khác. Suy nghĩ xem bạn đã học được những gì, đâu  là nguyên tắc quan trọng. Phân tích

xem những hệ thống, nguyên tắc quy trình này sẽ áp dụng như thế nào nếu áp dụng vào

công ty của bạn. Xác định những phương thức mà bạn sẽ kết hợp những quy trình hệ thống

vào phòng ban, đơn vị kinh doanh của bạn.

 Trao đổi với đồng nghiệp và các nhà quản lý của nhóm khác. Tìm hiểu xem họ cải tiến

được quy trình và hệ thống của họ như thế nào. Lập danh sách những việc làm cụ thể mà

bạn có thể áp dụng để cải tiến được quy trình và hệ thống của nhóm ban. Thu thập thông

tin phản hồi về mức độ hiểu rõ những hệ thống phức tạp và sự đóng góp ý tưởng của bạn

vào sự cải tiến liên tục đó. Thảo luận ý tưởng của bạn với cấp trên của bạn.

 Tham dự các cuộc họp về những vấn đề công nghệ trong phòng ban của bạn. Quan sát việc

đưa ra các giải pháp và đề nghị. Ghi lại những phương pháp được sử dụng ở công ty để đo

lường và giám sát các quy trình.

 Đọc bản tóm tắt của các báo cáo kỹ thuật trước đó. Xem lại quy trình sản xuất sản phẩm từ

ngày báo cáo cho đến nay. Ghi lại cách giám sát và đo lường những quá trình đó. Suy nghĩ

xem bạn có thể áp dụng những ý tưởng đo lường giám sát đó như thế nào.

 Xác định một vấn đề đã từng xảy ra trong nhóm của bạn. Xây dựng một quy trình, chiến

lược và cấu trúc làm việc mới để giải quyết vấn đề đó. Đồng thời xây dựng một hệ thống

đo lường để giám sát hoạt động của nhóm bạn về vấn đề đó. Tập hợp những thông tin độc

lập về chất lượng của giải pháp và hệ thống đo lường để giám sát quá trình. Thu thập thông

Quản lý hệ thống và quy trình (Managing Systems and Processes)

3