Tài liệu

1. “Lập kế hoạch, tổ chức, điều phối”  là gì?



Dự đoán được những vấn đề, những rào cản và dựa vào đó để đưa ra kế hoạch hành động.



Xây dựng những nguyên tắc, cách thức thực hiện để làm việc đạt hiệu quả và hiệu suất

cao nhất.



Dành thời gian cho những vấn đề quan trọng bằng cách nhanh chóng tập trung vào trọng

tâm của những vấn đề cốt lõi và đặt những vấn đề ít quan trọng hơn sang một bên.



Sử dụng những người thích hợp một cách đúng lúc; duy trì thông báo cho họ về những

vấn đề, quá trình và những thay đổi xác đáng.



Nhận ra và có những hành động đúng đắn khi tiến trình công việc đang đi dần tới những

kết quả không mong muốn.

Lập kế hoạch, tổ chức, điều phối (Planning, Organizing, and Coordinating)

1

F1- LẬP KẾ HOẠCH, TỔ CHỨC, ĐIỀU PHỐI

ĐI ỀU PH ỐI

F1- LẬP KẾ HOẠCH, TỔ CHỨC, ĐIỀU PHỐI

ĐI ỀU PH ỐI

Bảng phân cấp N

 ă  ng lực:

“Lập kế hoạch, tổ chức, điều phối”

Cấp 1

Năng lực cơ bản/ nền tảng

-

Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc của mình hợp lý để luôn sẵn sàng và đáp ứng được
yêu cầu công việc. Sử dụng hiệu quả thời gian.

-

Tổ chức nguồn lực để hoàn thành công việc một cách hiệu quả, đúng thời hạn.

-

Đóng góp tích cực vào việc lập kế hoạch cho những hoạt động hàng ngày liên quan đến
công việc của bản thân.

-

Thông báo thường xuyên cho những người liên quan về tiến độ công việc. 

Cấp 2

Năng lực làm việc

-

Quản lý thời gian của mình và của nhân viên  một cách hợp lý thông qua việc tập trung
vào những mục tiêu quan trọng .

-

Sẵn sang triển khai được các kế hoạch hoàn chỉnh, xác định được thời gian và mức độ
phức tạp của từng nhiệm vụ, quy trình, dự án. 

-

Triển khai và giám sát hiệu quả những kế hoạch, trình tự công việc tương đối phức tạp
ví dụ như hoàn thành công việc đúng hạn và thống nhất với các mục tiêu đề ra.

-

Thông báo thường xuyên cho những người liên quan nắm rõ về kế hoạch, tiến độ công
việc và các quyết định.

-

Phát hiện các vấn đề phát sinh và có hành động kịp thời nhằm tránh được những kết
quả không mong muốn. 

Cấp 3

Năng lực làm việc tốt

-

Đưa ra những chỉ dẫn có giá trị trong việc giúp các nhóm lên kế hoạch, tổ chức thực
hiện và phối hợp hành động một cách có hiệu quả.

-

 Xây dựng các kế hoạch cho những dự án phức tạp và có sự tham gia của nhiều nhóm
làm việc; triển khai và phối hợp thành công những kế hoạch này.

-

Thể hiện sự hiểu biết sâu sắc về mối quan hệ giữa những bộ phận khác nhau của một
chương trình dự án có quy mô lớn, cần sự tham gia của những thành viên thuộc nhiều
nhóm khác nhau; điều phối các mối quan hệ này nhằm sử dụng hiệu quả nhất nguồn
lực hữu hạn.

-

Thông báo thường xuyên cho những người liên quan nắm rõ về kế hoạch, tiến độ công
việc và các quyết định. (Như cấp 2)

-

Đoán trước, sẵn sàng đối phó và xử lý hiệu quả các vấn đề và trở ngại phát sinh.

Cấp 4

Một chuyên viên giỏi

-

Đưa ra thứ tự ưu tiên cho nhiều công việc quan trọng có mức độ quan trọng khẩn cấp
tương tự nhau một cách nhanh chóng và hiệu quả.

-

Xây dựng và triển khai những kế hoạch khó khăn, phức tạp có sự tham gia của nhiều tổ
chức và có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động của công ty.

-

Thể hiện sự hiểu biết sâu sắc về mối quan hệ giữa những tổ chức khác nhau 

-

Đưa ra những hành động kịp thời, mang tính chiến lược trong việc lập và lãnh đạo các
nhóm, các tổ chức tạo điều kiện cho việc làm việc tập thể đạt hiệu quả.

-

Luôn có sự chuẩn bị chu đáo nhằm dự đoán trước được ảnh hưởng từ những thay đổi
trong xu hướng phát triển của ngành; triển khai những kế hoạch chiến lược nhằm đem
lại lợi ích cao nhất cho FPT.

Tuy nhiên, nếu quá lạm dụng kỹ năng này, bạn có thể bỏ qua yếu tố quan hệ trong công việc;
bị xem là quá cứng nhắc và kiểm soát quá chặt; không linh hoạt và gặp khó khăn với những
thay đổi quá nhanh; không cởi mở tiếp nhận gợi ý của người khác và mất bình tĩnh khi sự việc
không diễn ra đúng như kế hoạch đã đề ra.

Lập kế hoạch, tổ chức, điều phối (Planning, Organizing, and Coordinating)

2

2. Hướng dẫn thực hành – những điều cần thường xuyên suy ngẫm  và thực

hiện

 Liệu tôi có hiểu một cách rõ ràng về những kết quả người ta trông chờ vào dự án này

không?

 Lần cuối cùng tôi không hoàn thành công việc đúng thời hạn do thiếu sót trong khâu lập kế

hoạch là khi nào?

 Liệu danh sách những việc cần làm mà tôi lập ra có gây cản trở tới kết quả công việc

không?

 Tôi có biết những nguồn lực nào có sẵn cho dự án / công việc này không ?

 Lần cuối cùng tôi bị bất ngờ bởi ảnh hưởng của kế hoạch của tôi tới nhóm làm việc là khi

nào?

 Làm như thế nào tôi có thể tận dụng được những công nghệ sẵn có để lập kế hoạch cho dự

án này?

 Tại sao những người khác lại ngạc nhiên về cách lập kế hoạch của tôi ?

 Liệu tôi có sử dụng thời gian một cách hiệu quả hơn trong các hoạt động khác không?

 Liệu các thành viên trong nhóm của tôi có đang giải quyết cùng một vấn đề với tôi không?

 Làm thế nào để xây dựng một cơ cấu cho dự án này để tôi có thể thực hiện được nhiều

nhiệm vụ cùng một lúc?

 Sử dụng những kỹ thuật lập dự án để tổ chức công việc của bạn hiệu quả hơn. Thảo luận

với đồng nghiệp của bạn về sự hữu ích của những kỹ thuật này. Sử dụng những kỹ thuật

phù hợp nhất đối với tình huống của bạn để nâng cao kỹ năng này của bạn

 Nghiên cứu những chiến lược mới để sắp xếp, tổ chức email. Thảo luận với các thành viên

trong nhóm về những chiến lược đó. Sử dụng một chiến lược phù hợp nhất với trường hợp

của bạn.

 Hợp tác chặt chẽ với cấp trên của bạn trong việc xây dựng kế hoạch cho một cuộc họp bàn

về một dự án. Thảo luận chương trình làm việc, thành viên tham dự, những tài liệu ,thiết bị

cần thiết... Lập một danh sách những việc cần làm để lập kế hoạch và tổ chức cuộc họp.

Thu thập ý kiến phản hồi từ cấp trên và những người tham dự về kỹ năng lập kế hoạch và

tổ chức của bạn.

 Tổ chức một cuộc họp nhóm. Chuẩn bị một chương trình làm việc và cùng cấp trên của bạn

xem lại chương trình đó. Xin ý kiến nhận xét về khả năng sắp xếp, tổ chức công việc của

bạn.

Lập kế hoạch, tổ chức, điều phối (Planning, Organizing, and Coordinating)

3