DOANH THU VẤN ĐỀ LÀ Ở VIỆC GHI NHẬN

15:03 07/13/2018

Chúng tôi sẽ bắt đầu từ dòng trên cùng. Chúng tôi đã lưu ý rằng doanh thu − dòng trên cùng của báo cáo kết quả kinh doanh − còn có một tên gọi khác là tổng thu nhập. Đến đây vẫn không có vấn đề gì: hai từ chỉ cùng một thứ cũng không phải là điều gì quá tệ, và chúng tôi sẽ sử dụng cả hai, bởi chúng rất thông dụng. Nhưng hãy cẩn thận: một số doanh nghiệp (và nhiều cá nhân) còn gọi dòng đầu đó là “thu nhập”. Trên thực tế, phần mềm kế toán thông dụng QuickBooks cũng dán nhãn cho dòng đó là thu nhập. Điều này thật sự khiến mọi thứ nhập nhằng, vì “thu nhập” vẫn thường có nghĩa là “lợi nhuận,” khoản mục nằm ở dòng kết quả kinh doanh dưới cùng. (Rõ ràng, chúng ta đang vấp phải một cuộc chiến khó khăn ở đây.

Doanh nghiệp có thể ghi nhận hoặc công nhận một khoản thu khi họ bàn giao sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. Đây là nguyên tắc đơn giản. Nhưng như chúng tôi đã gợi ý từ trước, khi đưa vào thực hành, nguyên tắc ấy lập tức đưa đến những rắc rối phức tạp. Thực tế là vấn đề khi nào có thể ghi nhận một khoản doanh thu là một trong những khía cạnh đậm tính nghệ thuật của báo cáo kết quả kinh doanh. Đó là khía cạnh mà kế toán viên có quyền tự quyết đáng kể, và do đó cũng là khía cạnh mà nhà quản lý chắc chắn hiểu tường tận nhất. Bởi vậy, đó là khía cạnh mà những kỹ năng như một người sử dụng có hiểu biết tài chính của bạn sẽ trở nên đắc dụng. Nếu mọi thứ trông không ổn, hãy đặt câu hỏi − và nếu bạn không nhận được câu trả lời thỏa đáng, đó có lẽ là lúc phải bận tâm. Ghi nhận doanh thu là đấu trường phổ biến cho các gian lận tài chính.

Doanh thu

Doanh thu (sales hay revenue) là giá trị tiền tệ của tất cả các sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng trong một giai đoạn nhất định.

NHỮNG CHỈ DẪN MÙ MỜ

Nguyên tắc được các kế toán viên sử dụng để ghi nhận hoặc công nhận doanh thu là doanh thu phải được tạo ra. Công ty sản xuất phải vận chuyển sản phẩm đến khách hàng. Công ty dịch vụ phải thực hiện công việc của mình. Điều này cũng hợp lý − nhưng bạn sẽ làm thế nào trong những tình huống sau?

Công ty của bạn chuyên tích hợp hệ thống cho các khách hàng lớn. Một dự án điển hình cần khoảng 6 tháng để thiết kế và được khách hàng phê duyệt, tiếp theo đó là 12 tháng thực hiện. Khách hàng không nhận được bất kỳ giá trị thực nào từ dự án cho đến khi hoàn tất. Vậy, khi nào bạn mới nhận được doanh thu mà dự án tạo ra?

Công ty của bạn bán hàng cho các đại lý. Với chính sách viết hóa đơn mà không giao hàng, bạn cho phép khách hàng mua sản phẩm (chẳng hạn, một mặt hàng rất được ưa chuộng cho dịp Giáng sinh) trước khi họ thực sự cần nó. Bạn giúp họ lưu kho và sẽ giao hàng ra sau đó. Vậy thì khi nào bạn sẽ nhận được doanh thu?

Bạn làm việc cho một công ty kiến trúc. Công ty của bạn giúp khách hàng lên kế hoạch thi công, thỏa thuận với các nhà chức trách xây dựng địa phương và giám sát quá trình thi công hoặc tái xây dựng. Tất cả các dịch vụ này đều được tính vào phí dịch vụ của công ty, khoản mục thường được tính dưới dạng phần trăm chi phí xây dựng. Làm thế nào bạn xác định được thời gian công ty nhận được doanh thu?

Chúng tôi không thể cho bạn đáp án chính xác cho những câu hỏi trên, vì phương pháp kế toán ở mỗi nơi mỗi khác. Nhưng đó chính là vấn đề: không hề có câu trả lời chắc chắn nào. Những công ty hoạt động theo mô hình dự án thường có các nguyên tắc cho phép ghi nhận một phần doanh thu khi dự án đạt đến một cột mốc nhất định. Song những nguyên tắc này có thể thay đổi. Con số “doanh thu” ở dòng trên cùng luôn phản ánh phán đoán của các kế toán viên về thời điểm ghi nhận doanh thu. Và ở đâu có phán đoán thì ở đó sẽ có chỗ cho tranh cãi − nếu không muốn nói là cho cả các thủ đoạn tài chính.

Doanh thu

XÁC SUẤT DIỄN RA CÁC THỦ ĐOẠN TÀI CHÍNH

Trên thực tế, áp lực sử dụng các thủ đoạn tài chính có thể rất căng. Chẳng hạn, hãy cùng xem xét một công ty phần mềm. Và hãy giả sử rằng công ty này bán phần mềm kèm hợp đồng bảo trì và nâng cấp cho một giai đoạn 5 năm. Bởi vậy, công ty phải đưa ra các phán đoán về thời điểm ghi nhận doanh thu của giao dịch bán hàng.

Bây giờ, hãy giả sử công ty phần mềm này thật ra là một bộ phận của một tập đoàn lớn phải cung cấp các dự báo thu nhập cho Phố Wall. Các nhà tài chính của văn phòng công ty mẹ muốn Phố Wall vui lòng. Nhưng quý này trông như thể công ty mẹ có nguy cơ thiếu một vài xu so với con số thu nhập trên cổ phần ước tính. Nếu thật là thế, Phố Wall sẽ không hài lòng. Và khi Phố Wall không hài lòng, cổ phiếu của công ty sẽ chịu trận.

(Bạn có thể thấy nhân viên tài chính trong văn phòng công ty mẹ đang suy nghĩ). Đây là bộ phận phần mềm. Giả sử chúng ta thay đổi cách ghi nhận doanh thu của bộ phận này? Giả sử chúng ta ghi nhận trước 75% thay vì 50%? Có thể viện lý do ằng giao dịch bán hàng trong ngành này đòi hỏi nhiều công sức bước đầu, vì vậy ta nên ghi nhận chi phí và nỗ lực thực hiện giao dịch, cũng như chi phí cung cấp sản phẩm và dịch vụ.

Chỉ cần thay đổi mà ở đây là ghi nhận thêm doanh thu, thế là thu nhập trên cổ phần sẽ lập tức được đẩy nhẹ lên mức mà Phố Wall mong muốn.

Điều thú vị là cách thay đổi như vậy không hề phạm pháp. Công ty có thể giải thích trong chú thích của báo cáo tài chính, nhưng việc đó có khi cũng chẳng cần thiết. Chẳng hạn, chúng ta hãy xem xét một phần khác trong chú thích rất dài của công ty Tyco mà ta đã nhắc ở chương 5:

Khi cung cấp dịch vụ theo những hợp đồng nhất định, Dịch vụ cơ sở hạ tầng (một đơn vị kinh doanh thuộc nhóm Sản phẩm và dịch vụ thiết kế) phải tuân theo hợp đồng phụ và chịu những chi phí khác do bộ phận Dịch vụ cơ sở hạ tầng thanh toán và viết lại hóa đơn cho khách hàng. Trước đây, các chi phí này được coi là “đã thông qua” và vì vậy không được tính vào doanh thu và giá vốn hàng bán khai báo của Dịch vụ cơ sở hạ tầng. Có hiệu lực từ ngày 1 tháng Một năm 2004, tính ngược trở lại ngày 1 tháng Mười năm 2003, công ty bắt đầu phản ánh các chi phí của hợp đồng phụ vào cả doanh thu lẫn giá vốn hàng bán cho Dịch vụ cơ sở hạ tầng, do đó doanh thu tăng và giá vốn hàng bán là 739 triệu đô-la trong năm tài khóa kết thúc vào ngày 30 tháng Chín năm 2004.

Về nguyên tắc, bất kỳ một thay đổi kế toán nào “quan trọng” với kết quả kinh doanh đều phải được chú thích theo cách này. Nhưng ai mới được quyền quyết định cái nào quan trọng, cái nào không? Bạn đoán ra rồi đó: các kế toán viên. Thực tế là, việc ghi nhận trước 75% doanh thu có thể thể hiện bức tranh chính xác hơn hiện trạng của công ty phần mềm.

Nhưng sự thay đổi như vậy về phương pháp kế toán có được là nhờ những phân tích tài chính hữu ích, hay nó phản ánh nhu cầu đưa ra dự báo lợi nhuận? Liệu có định kiến nào lẩn khuất đâu đây không? Hãy nhớ rằng, kế toán là nghệ thuật sử dụng các dữ liệu hạn chế để tới gần nhất có thể với một mô tả chính xác về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Doanh thu trên báo cáo kết quả kinh doanh là ước tính, là tiên đoán tốt nhất. Ví dụ này cho ta thấy các ước tính có thể dẫn đến định kiến như thế nào.

Không chỉ các nhà đầu tư mới phải thận trọng với định kiến; những quyết định như thế còn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của nhà quản lý. Giả sử nếu bạn là giám đốc bán hàng, và bạn cùng đội ngũ nhân viên của mình đang tập trung vào con số doanh thu mỗi tháng. Bạn quản lý nhân viên dựa trên những con số này.

Bạn trao đổi với họ về hiệu quả công việc. Bạn đưa ra quyết định tuyển dụng và sa thải, và bạn phát thưởng rồi công nhận, tất cả đều theo các con số này. Giờ, công ty của bạn làm đúng việc mà công ty phần mềm kia đã làm: thay đổi cách thức ghi nhận doanh thu nhằm thực hiện mục tiêu nào đó của tập đoàn. Bỗng nhiên mọi chuyện trông như thể nhân viên của bạn đang làm việc rất tốt! Có tiền thưởng cho tất cả! Nhưng hãy cẩn thận: nếu ghi nhận theo phương pháp cũ, con số doanh thu cơ sở có thể không tốt đến vậy. Nếu bạn không biết chính sách đã thay đổi và bạn bắt đầu tung ra các gói thưởng, tức là bạn đang trả thêm nhưng không cho một cải thiện thực tế nào.

Trí tuệ tài chính trong trường hợp này có nghĩa là hiểu doanh thu được ghi nhận thế nào, phân tích các chênh lệch thực tế trong con số doanh thu, và quyết định thưởng (hoặc không) dựa trên những thay đổi thực sự trong hoạt động.

Chỉ xin nói một lời riêng thế này, nguồn gốc phổ biến nhất của các gian lận kế toán đã và có lẽ vẫn luôn là dòng trên cùng: doanh thu. Sunbeam, Cendant, Xerox và Rite Aid, tất cả đều chơi tiểu xảo với việc ghi nhận doanh thu theo những cách phải đặt dấu hỏi. Vấn đề này đặc biệt gay gắt trong ngành công nghiệp phần mềm.

Nhiều công ty phần mềm bán sản phẩm cho các nhà phân phối, trung gian đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Các nhà sản xuất, thường phải chịu áp lực doanh thu từ Phố Wall, thường bị cám dỗ với việc giao những phần mềm chưa được đặt hàng cho các nhà phân phối vào cuối quý. (Biện pháp này được gọi là nhồi hàng vào kênh). Một công ty đã tìm được lối đi đúng đắn liên quan đến biện pháp này là Macromedia, công ty sáng tạo ra ứng dụng Internet Flash Player và nhiều sản phẩm khác. Khi việc nhồi hàng vào kênh trở thành vấn đề nghiêm trọng trong ngành, Macromedia đã tự nguyện trình báo các ước tính về hàng tồn kho hiện đang do nhà phân phối nắm giữ, qua đó cho thấy các kênh phân phối sản phẩm của công ty không phải được nhồi nhét khống. Thông điệp gửi tới các các cổ đông và nhân viên của công ty rất rõ ràng: Marcomedia sẽ không bị cuốn vào biện pháp ấy.

Tuy nhiên, lần tới khi bạn đọc về một vụ bê bối tài chính trên mặt báo, trước tiên hãy kiểm tra xem liệu ai đó có đang tung hứng số liệu doanh thu hay không. Rủi thay, chuyện này lại quá phổ biến.

1.    CHI PHÍ VÀ NỢ PHẢI TRẢ

Không có quy tắc bất di bất dịch

Hầu hết các nhà quản lý đều có nhiều kinh nghiệm cá nhân với chi phí. Nhưng bạn có biết, có rất nhiều ước tính và định kiến trong các dòng chi phí? Chúng ta hãy cùng nghiên cứu các khoản mục chi phí chủ yếu.

GIÁ VỐN HÀNG BÁN HOẶC GIÁ THÀNH DỊCH VỤ

Có lẽ bạn đã biết, các chi phí trên báo cáo kết quả kinh doanh thường rơi vào hai nhóm cơ bản. Nhóm thứ nhất là giá vốn hàng bán, hay COGS. Thường thì, có nhiều tên gọi khác nhau cho nhóm này, chẳng hạn ở một công ty dịch vụ, nó có thể được gọi là giá thành dịch vụ. Chúng tôi cũng thường xuyên nhìn thấy những cái tên như chi phí doanh thu và chi phí bán hàng. Để đơn giản, chúng tôi sử dụng từ viết tắt COGS hoặc COS.

Ở mức độ nào đi nữa, điều quan trọng không phải là ở nhãn tên, mà là những gì được bao gồm trong nó. Mục đích ẩn sau COGS là để đo lường mọi chi phí liên quan trực tiếp đến việc làm ra sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ. Nguyên vật liệu. Lao động. Nếu bạn ngờ rằng quy tắc này sẽ mở ra cho bạn hàng tấn các diễn giải, thì bạn đã hoàn toàn đúng. Bộ phận kế toán phải ra quyết định sẽ bao gồm những gì trong COGS và những gì ở các hạng mục khác.

Giá vốn hàng bán (COGS) và giá thành dịch vụ (COS)

Giá vốn hàng bán (cost of goods sold) hay giá thành dịch vụ (cost of service) là một hạng mục chi phí, bao gồm tất cả các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất hoặc thực hiện dịch vụ.

Một số quyết định trong số đó khá đơn giản. Chẳng hạn, trong một công ty sản xuất, các chi phí sau đây chắc chắn sẽ được tính vào:

Tiền lương cho các công nhân làm việc trong dây chuyền sản xuất. Chi phí nguyên vật liệu được dùng để làm ra sản phẩm.

Và nhiều chi phí khác chắc chắn sẽ bị loại ra, như: Chi phí vật tư văn phòng phẩm mà bộ phận kế toán sử dụng (giấy, bút, v.v…) Lương cho giám đốc nhân sự của văn phòng công ty.

Tiếp đó sẽ là những khoản nằm ở vùng xám − những khoản này thì nhiều vô kể. Ví dụ: Thế còn lương của giám đốc nhà máy sản xuất ra sản phẩm? Lương của quản đốc nhà máy thì sao? Hoa hồng bán hàng thì thế nào?

Tất cả những khoản này có liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất sản phẩm không? Hay chúng là chi phí hoạt động, giống như chi phí cho giám đốc nhân sự? Trong ngành dịch vụ cũng xuất hiện sự nhập nhằng tương tự. COS trong các công ty dịch vụ thường bao gồm chi phí cho nhân lực tham gia thực hiện dịch vụ. Thế còn trưởng nhóm thì sao?

Bạn có thể lập luận  rằng lương của anh ta là một phần của các hoạt động chung, và vì thế không nên bao gồm trong COS. Bạn cũng có thể cho rằng anh ta hỗ trợ nhân viên trực tiếp thực hiện dịch vụ, vì vậy lương của anh ta cần được tính vào giá thành dịch vụ. Những lập luận trên đều là phán đoán. Không có một quy tắc bất di bất dịch nào.

Thẳng thắn mà nói thì việc không có bất kỳ quy tắc bất di bất dịch nào là một điều ngạc nhiên nho nhỏ. Bộ tiêu chuẩn GAAP − các quy tắc kế toán được thừa nhận phổ quát dùng để kiểm soát cách ghi sổ sách của các kế toán viên ở Mỹ − dày đến 4.000 trang và có rất nhiều quy tắc chi tiết. Bạn có thể tưởng rằng GAAP sẽ quy định: “giám đốc sản xuất không được tính” hoặc “quản đốc thì tính”. Không may mắn như vậy, GAAP chỉ cung cấp cho ta các định hướng. Các doanh nghiệp tuân thủ các định hướng này và áp dụng một logic hợp lý với trường hợp cụ thể của doanh nghiệp mình. Mấu chốt, như các kế toán viên vẫn thường nói, là sự hợp lý và nhất quán. Chừng nào logic của doanh nghiệp vẫn còn hợp lý và chừng nào logic đó vẫn còn được áp dụng nhất quán, thì chừng đó doanh nghiệp muốn làm gì cũng được.

GAAP

GAAP là từ viết tắt của cụm từ “generally accepted accounting principles” − các quy tắc kế toán được thừa nhận phổ quát. GAAP định ra chuẩn mực cho việc lập báo cáo tài chính ở Mỹ. Nó giúp đảm bảo giá trị pháp lý và độ tin cậy của báo cáo, và cho phép dễ dàng so sánh các doanh nghiệp và các ngành công nghiệp với nhau. Tuy nhiên, GAAP không giải thích rõ ràng mọi thứ; bộ quy tắc này cho phép kế toán viên có quyền tự quyết và phán đoán chủ quan đáng kể.

Liên quan đến việc tại sao nhà quản lý nên quan tâm đến việc nên ghi, nên bỏ khoản nào, hãy xem xét các kịch bản sau đây:

Bạn quản lý bộ phận phân tích kỹ thuật của một công ty kiến trúc, và trước đây tiền lương cho nhân viên của bạn được tính vào COS. Hiện tại, phòng tài chính chuyển tất cả các chi phí này ra khỏi COS. Việc làm này hoàn toàn hợp lý − dù bộ phận của bạn tham gia nhiều vào quá  trình hoàn thành bản vẽ thiết kế, nhưng có thể nói bộ phận không liên quan trực tiếp đến bất kỳ công việc cụ thể nào. Vậy, sự thay đổi đó có quan trọng không? Chắc chắn là có.

Bạn và nhân viên của mình sẽ không còn là một phần của cái gọi là “trên vạch” nữa. Nghĩa là bạn sẽ xuất hiện một cách khác đi trên màn hình ra-đa của doanh nghiệp. Nếu công ty của bạn tập trung vào lợi nhuận gộp chẳng hạn, ban quản lý sẽ giám sát COS thật cẩn thận, và đảm bảo rằng mọi bộ phận ảnh hưởng đến COS sẽ có được tất cả những gì mình cần để đạt được mục tiêu. Một khi bạn được định khoản bên ngoài COS − “dưới vạch” − mức độ chú ý dành cho bạn có thể ít đi đáng kể.

Bạn là giám đốc một nhà máy, có nhiệm vụ làm ra khoản lợi nhuận gộp 1 triệu đô-la mỗi tháng. Tháng này lợi nhuận kém 20.000 đô-la. Sau đó, bạn nhận ra rằng 25.000 đô-la trong COGS của bạn đang được định khoản ở dòng “quản lý hợp đồng các đơn hàng của nhà máy”. Khoản đó có thật sự nằm trong COGS hay không? Bạn kiến nghị kế toán trưởng chuyển các khoản đó vào chi phí hoạt động. Kế toán trưởng đồng ý; thay đổi được tiến hành. Bạn đạt được chỉ tiêu, và mọi người đều hân hoan. Ngay cả một người ngoài cũng có thể nhìn vào những gì đang diễn ra và tin rằng lợi nhuận gộp đã cải thiện − tất cả là nhờ thay đổi mà bạn đã thực hiện vì bạn đang cố gắng đạt chỉ tiêu.

Trên vạch, dưới vạch

Từ “vạch” ở đây thường ám chỉ lợi nhuận gộp. Phía trên vạch lợi nhuận gộp của báo cáo kết quả kinh doanh thường là doanh thu và giá vốn hàng bán, hoặc giá thành dịch vụ. Phía dưới vạch là chi phí hoạt động, lãi vay, và thuế. Vậy sự khác biệt ở đây là gì? Những khoản mục trên vạch (trong ngắn hạn) thường biến đổi nhiều hơn những khoản mục dưới vạch, và vì vậy thường được ban quản lý chú ý đến hơn.

Một lần nữa, những thay đổi này cũng hợp pháp, miễn là chúng đáp ứng được bài kiểm tra hợp lý và nhất quán. Thậm chí bạn còn có thể rút một khoản mục chi phí ra khỏi COGS trong một tháng và kiến nghị tính gộp nó trở lại vào tháng sau. Tất cả những gì bạn cần là một lý do đủ sức thuyết phục kế toán trưởng (và các kiểm toán viên nếu những thay đổi đó quan trọng đối với kết quả tài chính của công ty). Tất nhiên, việc liên tục thay đổi các quy tắc giữa các kỳ kế toán là một hình thức không hay. Tính nhất quán là một trong những điều mà chúng ta cần ở các kế toán viên.

CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG: CÁI GÌ CẦN THIẾT?

Và khi bị loại khỏi COGS, các chi phí sẽ được đưa vào đâu? Đâu là “dưới vạch”? Đó là một nhóm chi phí cơ bản khác, được gọi là chi phí hoạt động. Một số doanh nghiệp quy chi phí hoạt động là chi phí bán hàng và quản lý chung (viết tắt là SG&A – sales, general and administrative; hoặc chỉ G&A – general and administrative), trong khi những doanh nghiệp khác lại xem G&A (chi phí chung và chi phí hành chính) là nhóm con và tách chi phí bán hàng cùng chi phí marketing ra dòng riêng. Thường thì doanh nghiệp sẽ tiến hành phân biệt như vậy dựa trên quy mô tương đối của từng loại chi phí.

Microsoft chọn cách thể hiện chi phí bán hàng và chi phí marketing ở dòng riêng vì hai loại chi phí này chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí của tập đoàn. Ngược lại, các công ty công nghệ sinh học lại áp dụng cách tiếp cận điển hình hơn, đó là gộp chung chi phí bán hàng và marketing vào chi phí G&A. Cả hai nhóm đều tách riêng chi phí nghiên cứu và phát triển vì khoản mục này có tầm quan trọng tương đối cao. Vì vậy, hãy lưu tâm đến cách thức doanh nghiệp tổ chức các khoản mục chi phí.

Chi phí hoạt động thường được coi và gọi là “chi phí chung” (overhead). Nhóm chi phí này bao gồm các khoản như tiền thuê mặt bằng, chi phí điện nước, điện thoại, nghiên cứu và marketing. Nó cũng bao gồm tiền lương cho nhân viên và ban quản lý − bộ phận nhân sự, kế toán, công nghệ thông tin, v.v… − cộng thêm tất cả những khoản mục mà kế toán quyết định không kê vào nhóm COGS.

Chi phí hoạt động (định nghĩa thêm lần nữa)

Chi phí hoạt động là nhóm chi phí lớn còn lại [bên cạnh nhóm COGS. Nhóm này bao gồm những chi phí không liên quan trực tiếp đến quá trình làm ra sản phẩm hay thực hiện dịch vụ.

Bạn có thể coi chi phí hoạt động như cholesterol trong doanh nghiệp. Cholesterol tốt sẽ làm bạn khỏe mạnh, nhưng cholesterol xấu sẽ làm động mạch của bạn tắc nghẽn. Chi phí hoạt động tốt sẽ giúp doanh nghiệp vững mạnh, và chi phí hoạt động xấu sẽ kéo tụt kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, cản bước bạn tận dụng các cơ hội kinh doanh. (Một cách gọi khác cho những chi phí hoạt động xấu là “thủ tục quan liêu không cần thiết”. Cũng có thể gọi là “việc đèo bòng”. Hoặc bạn có thể liên tưởng đến những hình ảnh khác).

Thêm một điều nữa về COGS và chi phí hoạt động. Bạn có thể cho rằng COGS cũng giống như “chi phí biến đổi” − những chi phí thay đổi theo khối lượng sản xuất − và rằng chi phí hoạt động là chi phí cố định. Chẳng hạn, nguyên vật liệu là chi phí biến đổi: sản xuất càng lớn, bạn càng phải mua nhiều nguyên vật liệu. Và chi phí nguyên vật liệu luôn được tính vào COGS.

Tiền lương cho nhân viên của bộ phận nhân sự là chi phí cố định, và khoản đó được tính vào chi phí hoạt động. Nhưng rủi thay, mọi thứ không đơn giản như vậy. Chẳng hạn, nếu tiền lương của các quản đốc được tính vào COGS, thì khi đó khoản mục này là cố định trong ngắn hạn, bất kể bạn làm ra

100.000 hay 150.000 sản phẩm. Hoặc xem xét ví dụ về chi phí bán hàng, vốn được xem như một phần của chi phí SG&A. Nếu bạn có một đội ngũ bán hàng ăn hoa hồng, chi phí bán hàng ở một chừng mực nào đó sẽ là biến phí, tuy vậy chúng lại thường được tính vào chi phí hoạt động, hơn là COGS.

SỨC MẠNH CỦA CON SỐ KHẤU HAO TÀI SẢN HỮU HÌNH VÀ TÀI SẢN VÔ HÌNH

Một phần khác của chi phí hoạt động thường được lồng vào dòng SG&A là chi phí khấu hao tài sản vô hình và hữu hình (depreciation and amortization). Cách thức xử lý loại chi phí này có thể ảnh hưởng lớn đến con số lợi nhuận trên báo cáo kết quả kinh doanh.

Ở phần trước, chúng tôi đã trình bày một ví dụ minh họa về khấu hao tài sản hữu hình − doanh nghiệp mua một chiếc xe tải chở hàng và phân tán chi phí đó qua một giai đoạn ba năm, khoảng thời gian mà chúng tôi giả định là tuổi đời sử dụng của chiếc xe. Như chúng tôi đã nói, đó là một ví dụ minh họa cho nguyên tắc phù hợp. Nói chung, khấu hao tài sản là việc “tính phí” một tài sản vật chất, như một chiếc xe tải hoặc một chiếc máy, theo tuổi đời hữu dụng ước tính. Toàn bộ điều này có nghĩa là kế toán phải xác định thời gian mà tài sản đó có thể được sử dụng, lấy tỷ lệ tương ứng trên tổng chi phí, và ghi nhận con số đó như một khoản mục chi phí trên báo cáo kết quả kinh doanh.

Tuy vậy, ở những câu khô khan trên ẩn chứa một công cụ rất quyền năng mà các nghệ sỹ tài chính có thể ứng dụng. Nó đáng để chúng ta đi sâu vào chi tiết, vì bạn sẽ thấy chính xác các giả định về khấu hao có thể tác động như thế nào đến kết quả kinh doanh của một doanh nghiệp bất kỳ.

Để cho đơn giản, hãy giả sử chúng ta mở một công ty chuyển phát, và cung cấp dịch vụ cho một số khách hàng. Trong tháng đầu hoạt động, chúng ta thực hiện được khối lượng công việc có giá trị 10.000 đô-la. Đầu tháng, công ty của chúng ta mua một chiếc xe tải có giá 36.000 đô-la để chở hàng. Bởi chúng ta kỳ vọng có thể sử dụng chiếc xe trong ba năm, nên chúng ta sẽ khấu hao chiếc xe này ở mức 1.000 đô-la mỗi tháng (sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng đơn giản). Vì vậy, một báo cáo kết quả kinh doanh giản lược có thể sẽ có dạng như sau:

Doanh thu 10.000 đô-la Giá vốn hàng bán 5.000 Lợi nhuận gộp 5.000 Chi phí 3.000

Khấu hao 1.000

Lợi nhuận thuần 1.000 đô-la

Nhưng các kế toán viên của chúng ta không phải là thầy bói. Họ không biết chắc chiếc xe tải có sử dụng được chính xác trong ba năm không. Đó chỉ là một giả định được họ đưa ra. Hãy xem xét một số giả định khác:

Họ có thể giả định rằng chiếc xe chỉ dùng được một năm, trong trường hợp này, họ phải khấu hao 3.000 đô-la mỗi tháng. Cách tính này làm kết quả kinh doanh tụt giảm 2.000 đô-la, và đẩy công ty từ chỗ có lãi 1.000 đô-la thành lỗ 1.000 đô-la.

Hoặc họ giả định rằng chiếc xe có thể sử dụng được trong sáu năm (72 tháng). Trong trường hợp này, mức khấu hao chỉ là 500 đô-la mỗi tháng, và lợi nhuận thuần sẽ lên đến 1.500 đô-la.

Ở trường hợp thứ nhất, công ty chúng ta đột nhiên rơi vào tình trạng hoạt động ở mức báo động đỏ. Ở trường hợp sau, chúng ta lại tăng được lợi nhuận thuần lên 50% − chỉ bằng việc thay đổi giả định về khấu hao. Tất nhiên, các kế toán viên phải tuân theo bộ tiêu chuẩn GAAP, nhưng bộ quy tắc này cho phép họ được linh hoạt đáng kể. Bất kể kế toán viên tuân theo bộ tiêu chuẩn nào, họ luôn cần đưa ra dự toán mỗi khi một tài sản có thời gian sử dụng dài hơn một kỳ kế toán. Việc của một nhà quản lý thông minh về tài chính là hiểu những ước tính này để biết chúng ảnh hưởng như thế nào đến tình hình tài chính.

Nếu bạn cho rằng đây thuần túy là một bài tập sách vở thì hãy xem lại ví dụ đáng tiếc về Waste Management Inc. (WMI). WMI là một trong những câu chuyện doanh nghiệp thành công trong thập niên 1970-1980. Chính bởi vậy, mọi người đều choáng váng khi năm 1998 công ty này thông báo mình sẽ phải trả một khoản trước thuế lên đến 3,54 tỷ đô-la từ thu nhập – khoản xử lý nợ xấu một lần. Đôi khi những khoản phí một lần được tính trước khi thực hiện tái cơ cấu, như chúng ta sẽ thảo luận ở phần sau của chương này. Nhưng trong trường hợp này thì khác. Thực tế là WMI đang thừa nhận đã gian lận sổ sách ở quy mô mà khó ai có thể mường tượng ra. Trong suốt nhiều năm trước đó, công ty thật ra chỉ thu được về con số ít hơn con số mà công ty báo cáo 3,54 tỷ đô-la.

Chuyện gì đã xảy ra khi đó? Kể từ thập niên 1980, khi bắt đầu tăng trưởng nhanh chóng bằng cách mua lại các công ty xử lý rác thải khác, WMI đã là con cưng của Phố Wall. Khi nguồn cung công ty xử lý rác thải bắt đầu sụt giảm, khoảng năm 1992, công ty chuyển sang mua các công ty thuộc ngành khác. Nhưng trong khi xoay chuyển thành công các công ty rác thải, thì công ty lại không biết cách vận hành hiệu quả các công ty ngoài ngành. Biên lợi nhuận của WMI tụt giảm. Giá cổ phiếu tuột dốc. Tuyệt vọng chống đỡ giá cổ phiếu, ban điều hành bắt đầu tìm cách tăng thu nhập của công ty.

Họ bắt đầu chú ý trước tiên tới đội xe gồm 20.000 xe rác, mỗi xe có giá trung bình 150.000 đô-la. Tính đến thời điểm đó, đoàn xe tải đã được khấu hao từ 8 đến 10 năm, đây là mức khấu hao tiêu chuẩn của ngành. Ban điều hành quyết định, bấy nhiêu thời gian là không đủ. Một chiếc xe tải tốt có thể dùng được 12, 13, thậm chí 14 năm. Khi thêm 4 năm nữa vào bảng khấu hao xe tải, người ta có thể tạo nên điều kỳ diệu cho kết quả kinh doanh; việc đó giống như ví dụ nho nhỏ chúng tôi đã nêu khi nãy, nhưng được nhân lên với cấp số hàng ngàn.

Tuy nhiên, ban điều hành không dừng lại ở đó. Họ nhận ra rằng còn những tài sản khác có thể áp dụng thủ thuật tương tự − như 1,5 triệu thùng rác cỡ đại chẳng hạn. Thời gian khấu hao của mỗi thùng rác có thể kéo dài từ 12 năm (theo chuẩn) lên đến 15, 18, hoặc 20 năm, và thế là ta sẽ có thêm một khoản thu nhập kếch xù nữa mỗi năm. Bằng cách gian lận các số liệu khấu hao xe tải và thùng rác, ban điều hành WMI đã bơm lợi nhuận trước thuế của công ty lên con số khổng lồ là 716 triệu đô-la. Và đây mới chỉ là một trong những chiêu trò họ sử dụng để làm cho lợi nhuận trông có vẻ lớn hơn thực tế, khiến tổng số cuối cùng lớn đến vậy.

Tất nhiên, toàn bộ mạng lưới lùng nhùng đó cuối cùng cũng được gỡ tung, như phần lớn các thủ đoạn lừa đảo. Dù vậy, lúc đó đã quá muộn để cứu công ty. Công ty được bán cho một đối thủ cạnh tranh, những người chủ mới giữ lại tên công ty, và thay đổi gần như tất cả. Về phía những thủ phạm gây ra vụ gian lận, dù không bị xử lý hình sự, nhưng họ phải chịu một số án phạt dân sự.

Khấu hao là một ví dụ cơ bản cho cái mà các kế toán viên gọi là chi phí phi tiền mặt (noncash expense). Hẳn nhiên đây cũng chính là chỗ họ thường để lạc mất những kẻ còn lại. Một khoản chi thì có thể là gì khác ngoài tiền mặt? Điểm mấu chốt ở thuật ngữ đánh đố này là phải nhớ rằng tiền mặt có thể đã được chi từ trước. Xe tải thì công ty đã mua.

Nhưng chi phí thì không được ghi nhận toàn bộ trong tháng đó, mà rải rác trong tuổi đời của xe tải, mỗi lần một khoản nhỏ. Không có thêm khoản tiền mặt nào ra khỏi cửa; đúng hơn thì đó chỉ là cách mà kế toán viên chỉ ra rằng doanh thu tháng này dựa vào việc sử dụng chiếc xe tải đó, thế nên, báo cáo kết quả kinh doanh nên có dòng nào đó phản ánh chi phí của chiếc xe. Tiện đây, bạn cũng nên biết rằng có rất nhiều phương thức để tính khấu hao cho một tài sản. Bạn không cần biết tài sản đó là gì; việc đó có thể giao cho kế toán viên. Tất cả những gì bạn cần biết là liệu việc sử dụng tài sản có phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra hay không.

Chi phí phi tiền mặt

Chi phí phi tiền mặt (noncash expense) là loại chi phí được tính cho một kỳ báo cáo kết quả kinh doanh, nhưng không được chi trả thật sự bằng tiền mặt. Khấu hao là một ví dụ: kế toán viên khấu trừ một số tiền nhất định mỗi tháng để khấu hao trang thiết bị, nhưng doanh nghiệp không có nghĩa vụ phải chi số tiền đó, vì thiết bị đã được mua từ trước.

Khấu hao tài sản vô hình về cơ bản là ý tưởng tương tự như khấu hao tài sản hữu hình, nhưng được áp dụng cho các tài sản vô hình. Ngày nay, tài sản vô hình chiếm một phần đáng kể trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp. Các khoản mục như bằng sáng chế, bản quyền, và lợi thế thương mại (sẽ được giải thích trong chương 10) đều là tài sản vô hình − ta phải tốn tiền để có chúng và chúng có giá trị − dù chúng không phải là các tài sản vật chất như bất động sản và trang thiết bị.

chi phí

 

Tuy vậy, chúng cũng phải được đưa vào sổ sách như các tài sản hữu hình. Chẳng hạn như bằng sáng chế. Công ty bạn phải mua bằng sáng chế, hoặc phải nghiên cứu và phát triển để có sáng chế, và sau đó xin cấp bằng cho nó. Giờ thì bằng sáng chế mang lại doanh thu. Thế nên, công ty phải khớp sao cho Chi phí của tấm bằng sáng chế phù hợp với doanh thu mà nó giúp mang lại, mỗi lần một chút. Trong tiếng Anh, khi một tài sản là vô hình, người ta sẽ dùng từ “amortization” để chỉ khấu hao cho nó, thay vì “depreciation”. Chúng tôi không biết chắc lý do − nhưng dù vì lẽ gì, đó cũng là nguồn cơn gây khó hiểu.

Nhân đây, cũng xin nói thêm, trong kinh tế khấu hao ngầm chỉ rằng món tài sản mất dần giá trị theo thời gian. Thật vậy, một chiếc xe tải được sử dụng trong ngành chuyển phát thật sự mất dần giá trị khi trở nên cũ kĩ. Nhưng việc khấu hao tài sản vô hình và tài sản hữu hình trong kế toán lại mang ý nghĩa phân bổ chi phí nhiều hơn là khấu trừ giá trị. Chẳng hạn, một chiếc xe tải có thể sẽ được khấu hao trong ba năm, cho nên giá trị kế toán của chiếc xe tải đó ở cuối giai đoạn đó sẽ bằng 0. Nhưng nó vẫn có giá trị nào đó trên thị trường. Một bằng sáng chế có thể được khấu hao trong suốt tuổi đời sử dụng, nhưng nếu công nghệ đã tiến bộ vượt xa nó, giá trị của nó có thể gần như bằng 0 sau một vài năm, bất kể các kế toán viên có nói gì. Thế nên, các tài sản thường hiếm khi đáng giá như những gì được thể hiện trên sổ sách. (Chúng tôi sẽ trình bày chi tiết hơn về giá trị kế toán hay giá trị “sổ sách” trong Phần 3).

KHOẢN TRẢ MỘT LẦN: CỜ VÀNG CẢNH BÁO

Kế toán cũng giống như cuộc sống, ít nhất là ở chỗ: có rất nhiều thứ không nằm gọn trong hạng mục nào. Bởi vậy, mỗi báo cáo kết quả kinh doanh lại có một nhóm lớn gồm những chi phí không thuộc về COGS, mà cũng chẳng phải là chi phí hoạt động hay chi phí chung. Mỗi báo cáo mỗi khác, nhưng thường thì bạn sẽ nhìn thấy các dòng “thu nhập/chi phí khác” (đây thường là khoản thu được hay mất đi từ việc bán tài sản, hoặc từ các giao dịch không liên quan đến hoạt động thực sự của doanh nghiệp) và tất nhiên là cả dòng “thuế”. Bạn không cần bận tâm đến hầu hết những dòng này. Nhưng có một dòng thường đảo lên sau COGS và chi phí hoạt động (đôi khi nó còn được đưa vào ngay dưới chi phí hoạt động) − dòng mà chắc chắn bạn cần hiểu vì nó có ý nghĩa trọng yếu đối với khả năng sinh lời. Nhãn tên phổ biến nhất cho nó là “khoản trả một lần”.

Có thể đôi lúc bạn đã bắt gặp cụm từ taking the big bath (gột rửa) hoặc một cụm từ tương tự trên tờ Wall Street Journal. Đó là một cách nói ám chỉ đến những khoản trả một lần, những khoản này còn được gọi là khoản đặc biệt (extraordinary item), xử lý nợ xấu (write-off) hay phí tái cơ cấu (restructuring charge). Có những lúc doanh nghiệp phải tiến hành xử lý nợ xấu, như trong trường hợp của WMI, khi đi sai hướng và muốn điều chỉnh lại sổ sách.

Thường xuyên hơn thì những khoản phí một lần xuất hiện khi một CEO mới lên nắm quyền và muốn tái cơ cấu, tái tổ chức, đóng cửa nhà máy và có thể cắt giảm biên chế. Đó là nỗ lực của CEO, bất kể đúng sai, để cải thiện doanh nghiệp dựa trên đánh giá cá nhân của ông ta về những gì là thiết yếu đối với doanh nghiệp. Thường thì một cuộc tái cơ cấu như vậy đòi hỏi nhiều chi phí − tiền thuê nhà xưởng, chi phí thực hiện các gói hỗ trợ thất nghiệp, vứt bỏ cơ sở vật chất, bán trang thiết bị, v.v…

Ngày nay, các kế toán viên luôn muốn thận trọng. Thực tế là họ buộc phải thế. GAAP khuyến cáo các kế toán viên nên ghi nhận chi phí ngay khi biết rằng chi phí đó phát sinh, kể cả trong trường hợp họ phải ước tính chính xác con số cuối cùng là bao nhiêu. Vì vậy khi cuộc tái cơ cấu diễn ra, các kế toán viên cần ước tính những chi phí này và ghi nhận chúng.

Đây thật sự là nơi cần cắm cờ vàng cảnh báo − một nơi tuyệt vời cho các định kiến số liệu. Nói cho cùng thì bạn thực sự ước tính chi phí tái cơ cấu như thế nào? Các kế toán có nhiều quyền tự quyết, và họ có khả năng che đậy dấu vết theo hướng này hay hướng khác. Nếu dự toán họ đưa ra quá cao

−   tức là nếu chi phí thực tế thấp hơn dự kiến − thì một phần của khoản phí một lần đó phải được “đảo ngược lại”. Một khoản đảo ngược như vậy sẽ tăng thêm lợi nhuận cho kỳ mới, làm nó tăng chóng mặt so với lợi nhuận thực − và tất cả là bởi ước tính của kế toán trong kỳ trước đó thiếu chuẩn xác!

Người ta từng kháo nhau rằng Al Dunlap “Cưa Xích”, CEO khét tiếng của Sunbeam, đã coi bộ phận kế toán như một trung tâm lợi nhuận, và những trình bày ở trên có thể giải thích tại sao. (Nếu bạn nghe một nhà điều hành cấp cao nói về bộ phận kế toán theo cách ấy, công ty của bạn ắt có vấn đề).

Tất nhiên, cũng có thể có trường hợp chi phí tái cơ cấu quá thấp. Khi đó, sẽ phải có một khoản phí khác được chi ra sau đó. Cách này làm số liệu rối tung, vì khoản phí đó không thật sự phù hợp với một khoản doanh thu nào trong kỳ kế tiếp. Trong kỳ này, lợi nhuận sẽ thấp hơn so với thực tế, và một lần nữa là vì các kế toán viên đã đưa ra dự toán không chính xác trong khung thời gian trước đó.

Trong suốt giai đoạn đầu những năm 1990, năm nào AT&T cũng thực hiện một khoản tái cơ cấu “một lần”. Công ty này liên tục khẳng định rằng thu nhập trước tái cơ cấu đang tăng − nhưng việc làm này không tạo được thay đổi đáng kể, bởi sau toàn bộ những khoản tái cơ cấu này, công ty lại rơi vào tình trạng biến động tài chính. Hơn nữa, nếu một công ty liên tục chi các khoản tái cơ cấu một lần đặc biệt suốt nhiều năm, thì những khoản chi ấy có thể đặc biệt đến thế nào?

-Karen Berman & Joe Knight, John Case-

Bình luận