Tài liệu

                                                    CÔNG TY CỔ PHẦN TÁI CẤU TRÚC DOANH NGHIỆP VIỆT

                                                  Trụ sở: Tầng 1 tòa Sunrise Building 2, KĐT Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội   

                                                        Điện thoại: 0438. 533 533 - Fax:  0436.525 808  - web: verco.vn 

                                                                                                           Hà Nội, ngày ……. tháng……năm 2016

QUY ĐỊNH TÀI CHÍNH VÀ LƯU CHUYỂN CHỨNG TỪ NỘI BỘ

 
1. MỤC ĐÍCH:   

Nhằm quản lý sử dụng nguồn vốn bằng tiền một cách chặt chẽ, có hiệu quả để nâng cao kết quả hoạt

động sản xuất kinh doanh trong Công ty, tạo điều kiện thuận lợi trong công tác giao dịch giữa các bộ

phận trong Công ty nói riêng và khách hàng nói chung.

2. PHẠM VI:

Áp dụng cho tất cả các bộ phận trong Công ty.

3.   QUY   ĐỊNH   DUYỆT   PHƯƠNG   ÁN   KINH   DOANH   VÀ   TẠM   ỨNG,   CÁC   KHOẢN

THANH TOÁN :

3.1 QUY ĐỊNH PHÊ DUYỆT PHƯƠNG ÁN KINH DOANH

3.1.1 Trình tự duyệt phương án và tổng kết kinh doanh hàng tháng.

+ Ngày 15 đến 17 hàng tháng họp phương án kinh doanh của tháng sau ( hồ sơ của phương án kinh

doanh gồm: hợp đồng ( xác nhận đặt hàng) mua vào bán ra, hồ sơ khách hàng list số 01,nếu là lần

đầu tiên hợp tác, phương án kinh doanh ( theo biểu mẫu: MBPAKD 01) phê duyệt ký tá của chủ tịch

hội đồng thành viên và giám đốc.

3.1.2 Trình tự tổng kết kinh doanh hàng tháng .

+ Ngày 15 đến 17 hàng tháng họp tổng kết, kết quả kinh doanh tháng trước. Ban giám đốc trình bày

kết quả kinh doanh dựa trên phương án kinh doanh được phê duyệt.( quy trình thực hiện kèm theo)

3.2.1 Thời hạn và số tiền tạm ứng chi phí.

3..2.1.1 Đối với các khoản tạm ứng chi phí kinh doanh ( theo phướng án đã được phê duyệt)

+ Đối với các khoản tiền tạm ứng từ  1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng phải lập phiếu tạm ứng

trước 01 ngày làm việc. 

+ Đối với các khoản tiền tạm ứng > 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng phải lập phiếu tạm ứng

trước 02 ngày làm việc

+ Đối với các khoản tiền tạm ứng > 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng phải lập phiếu tạm ứng

trước 03 ngày làm việc

+ Đối với các khoản tiền tạm ứng > 20.000.000 đồng phải lập phiếu tạm ứng trước 05 ngày làm việc

+ Đối với các khoản tiền tạm ứng 50.000.000 đồng đến 100 triệu phải lập phiếu tạm ứng trước 10

ngày làm việc

+ Đối với các khoản tiền tạm ứng trên 100.000.000 đồng phải lập phiếu tạm ứng trước 15 ngày làm

việc.

+ Riêng đối với các trường hợp sau được coi là phát sinh đột xuất: tiếp khách đột xuất, có đơn hàng

cho khách hàng mới, giám đốc đề nghị, còn lại tất các các trường hợp khác không được coi là đột

xuất, các bộ phận tự sử lý và vẫn phải hoàn thành công việc, cho đến khi được chi theo quy định của

công ty. 

+ Số tiền tạm đốc được tạmứng tốiđa / ngày: 20.000.000 đ

3.2.1.2. Đối với các khoản chi phí tạm ứng chi phí cố định hàng tháng

+ Tất cả các món đều phải làm tạm ứng trước 1 tuần, số ngày, và số tiền tạm ứng cộng lũy kế thêm

từ bảng tạm ứng chi phí kinh doanh.

3.2 Tạm ứng mua vật tư, trang thiết bị, tài sản, CCDC và đầu tư mới

- Khi có nhu cầu mua vật tư, trang thiết bị, tài sản, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và đầu tư mới

người lao động/Phòng ban phải viết phiếu đề nghị tạm ứng theo mẫu của Phòng Tài chính - Kế

toán, trong đó phải liệt kê chi tiết nội dung các khoản tạm ứng. Phiếu đề nghị tạm ứng phải được

gửitrưởng bộ phận duyệt sau đó cho Kế toán phụ trách phần hành , chuyển cho Kế toán trưởng ký

hoặc người được ủy quyền, sau đó Giám đốc ký duyệt. 

- Trong vòng 07 ngày kể từ khi tạm ứng, hoặc ngay sau khi hoàn thành công việc phải cung cấp các

chứng từ, hóa đơn tài chính hợp lý, hợp lệ để quyết toán các khoản tạm ứng đó. Đối với những

khoản có giá trị từ 200.000đ trở lên bắt buộc phải có hóa đơn tài chính.( trường hợp không lấy

được hóa đơn tài chính phải hóa đơn bán hàng ( phiếu thanh toán có số điện thoại của nhà cung cấp,

có sự đồng ý xác nhận của trưởng bộ phận). Nếu quá thời hạn nêu trên không hoàn ứng thìáp dụng

theo quy chế công ty, kế toán sẽ không tạm ứng cho các món mới cho tới khi hoàn tất thủ tục tạm

ứng còn nợ đọng và vẫn phải hoàn thành các công việc theo kế hoạch của phòng kinh doanh .

- Để đáp ứng cho nhu cầu công việc của các Phòng được nhanh chóng và kịp thời, vào ngày cuối

của tuần làm việc , các Phòng gửi bản nhu cầu chi phí có xác nhận của trưởng Phòng của mình đến

Phòng Tài chính - Kế toán trên cơ sở đó Phòng Tài chính - Kế toán sẽ xem xét các khoản chi phí và

cân đối duyệt các khoản tạm ứng. Trong vòng 07 ngày kể từ ngay tạm ứng hoặc ngay sau khi

hoàn thành công việc các Phòng phải quyết toán các khoản tạm ứng của lần trước. Khi quyết toán

phải ghi phiếu thanh toán các khoản tạm ứng theo mẫu của Phòng Tài chính - Kế toán, trong đó

liệt kê chi tiết các khoản thanh toán, đồng thời kèm theo chứng từ,hóa đơn tài chính hợp lý, hợp

lệ. 

 - Đối với các hợp đồng mua bán vật tư, hàng hóa, tài sản, CCDC, cung cấp dịch vụ và đầu tư mới,

khi tạm ứng trước hợp đồng phải có bản sao hợp đồng kinh tế kèm theo và người nhận tạm ứng

phải có giấy giới thiệu kèm giấy CMND (nếu là người ngoài Công ty).

Khi hoàn thành công việc mà không hoàn ứng thì sẽ trừ vào lương 200.000đ sau 3 ngày sẽ tăng

lên gấp 3

3.3 Tạm ứng lương. 

Kể từ ngày 25 hàng tháng trở đi, khi có nhu cầu tạm ứng lương, CBCNV phải viết giấy đề nghị tạm

ứng để Kế toán trưởng xem xét ký, Giám đốc ký duyệt. Số tiền tạm ứng không được vượt quá 1/2

tháng lương. Kế toán sẽ thu hồi khoản tạm ứng lương vào kỳ nhận lương cuối tháng đó.

3.4 Các khoản tạm ứng khác.

Khi tạm ứng tiền đi công tác, tiếp khách, …, quy trình các bước giống như ở khoản 1 nêu trên.

* Tất cả các khoản tạm ứng nêu trên phải có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền thì

Thủ quỹ mới được chi. 

3.5 Quy trình thanh toán.

3.5.1 Thanh toán các khoản phải trả cho khách hàng 

- Khi thanh toán tiền mặt cho khách hàng phải yêu cầu khách hàng cung cấp hóa đơn tài chính,

hợp đồng (nếu có) đúng bằng số tiền phi thanh toán. Người đi nhận tiền phải có giấy giới thiệu

của cơ sở đồng thời kèm theo giấy CMND để đối chiếu. 

- Khi chuyển khoản cho khách hàng phải yêu cầu khách hàng cung cấp hóa đơn tài chính, mẫu 08

theo quy định kế toán, hợp đồng (nếu có) đúng bằng số tiền phải thanh toán.