Tài liệu

VERCO.JSC                       CÔNG TY CỔ PHẦN TÁI CẤU TRÚC DOANH NGHIỆP VIỆT                                 
                                            Trụ sở : Tầng 1 tòa Sunrise Building 2, KĐT Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội
                                              Điện thoại: 0438.533 533 – Fax: 0436.525 808 – Web: verco.vn

Số:……………

               Hà Nội, ngày…….tháng……..năm 2017

1. Tóm tắt công việc ( nội dung và mục tiêu chính yếu của công việc )
  - Theo dõi, lập và tổng hợp ngân sách năm. Hàng tháng theo dõi sử dụng nguồn ngân sách, thực 
hiện và báo cáo ngân sách phòng.
  - Cập nhật, theo dõi nhận thư, các bưu kiện, các văn bản đến và chuyển tới các đơn vị trong toàn
Nhà máy một cách  nhanh chóng, chính xác, không thất lạc.
 - Cập nhật, theo dõi thư gửi, bưu kiện của các đơn vị trong Nhà máy chuyển đến các đối tác bên
ngoài kịp thời, nhanh nhất có thể. Theo dõi, thống kê và thanh toán thư gửi đi theo đúng thủ tục của
nhà của Nhà máy quy định.
  - Theo dõi và phân phối các tài liệu tham khảo, báo công đoàn cho các đơn vị trong toàn Nhà máy. 
  - Lập kế hoạch, theo dõi mua các vật dụng phục vụ công tác văn phòng, nhà khách, hồ bơi, sân
tennis, hội trường cũng như các hội nghị, hội thảo, các cuộc họp giao ban và thanh toán theo đúng
thủ tục của Nhà máy quy định.
- Phân phối tài liệu ISO cho các đơn vị trong toàn Nhà máy.
- Tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác.
- Trực tổng đài và chuyển các cuộc gọi theo yêu cầu.
- Nhận và chuyển fax qua máy fax của Nhà máy.

2. Công việc cụ thể:

STT

Nội dung

Tần suất

(ngày/ tuần/

tháng)

Tiêu chí đo lường

đánh giá

A

Đánh giá theo KPI, X%

I

KPI tổng hợp ( của chức danh công việc), x1  

1

Lập và tổng hợp ngân sách cho phòng. Theo dõi sử 
dụng nguồn ngân sách, thực hiện và báo cáo ngân 
sách hàng tháng.

Tuần

Lần sai sót

2

Theo dõi, cập nhật các thư, gói, bưu kiện, công văn  
nhận về và chuyển các đơn vị kịp thời, chính xác. 
Mở các thư gửi cho Nhà máy, vào sổ số văn bản 
trình Trưởng phòng HCNS.

Ngày

Lần thất lạc

3

Theo dõi, cập nhật trạng thái các loại thư, gói, bưu 
kiện gửi đi các nơi chính xác không thất lạc.

Ngày

Lần thất lạc

4

Thống kê đơn giá,  các hóa đơn gửi bưu kiện, thư để
làm thủ tục thanh toán. 

Tuần

Lần sai sót

5

Thực hiện fax đi các văn bản đi tới các đối tác chính
xác, đặc biệt là các bản mời chào giá gửi các đối 
tác. 

Ngày

Lần sai sót

6

Nhận fax các văn bản chuyển đến các đơn vị liên 
quan hoặc chuyển văn thư. 

Ngày

Lần sai sót

7

Lập kế hoạch và mua các vật dụng phục vụ công tác
2 khu văn phòng, 4 khu nhà khách, hồ bơi, sân 
tennis, hội trường, hỗ trợ các hội nghị, hội thảo, họp
giao ban. 

Tuần

Lần sai sót

8

Thống kê,  tập hợp các hóa đơn mua vật dụng làm 
thủ tục thanh toán mua vật dụng theo quy định của 
nhà máy

Tuần

Lần sai sót

9

Đón tiếp, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác tại 

Ngày

Lần sai sót

MTCV-NMKL

Trang 1/

VERCO.JSC                       CÔNG TY CỔ PHẦN TÁI CẤU TRÚC DOANH NGHIỆP VIỆT                                 
                                            Trụ sở : Tầng 1 tòa Sunrise Building 2, KĐT Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội
                                              Điện thoại: 0438.533 533 – Fax: 0436.525 808 – Web: verco.vn

Số:……………

               Hà Nội, ngày…….tháng……..năm 2017

Nhà máy lịch sự, hòa nhã, tận tình. Không sai sót. 

10

Báo cho bộ phân, đơn vị, cá nhân có liên quan tiếp, 
làm việc với khách hàng. Không sai sót.

Ngày

Lần sai sót

11

Theo dõi, cập nhật  số lượng khách đến hàng ngày 
và lập báo cáo hàng tháng. 

Ngày

Lần sai sót

12

Trực tổng đài và chuyển các cuộc gọi theo yêu cầu. 

Giờ

Lần sai sót

13

Giải đáp, trả lời một số thông tin cho phép với 
khách hàng. 

Giờ

Lần sai sót

14

Từ chối cuộc gọi đến khi đơn vị/ cá nhân không xác 
nhận trả lời hoặc không có mặt tại Nhà máy. 

Giờ

Lần sai sót

15

Công chứng các loại văn bản, giấy tờ phục vụ công 
tác chung cho các đơn vị trong toàn Nhà máy. 

Tuần

Lần sai sót

16

Bảo quản, duy trì hoạt động của hệ thống thông tin 
liên lạc điện thoại, fax tại trụ sở Nhà máy hoạt động
ổn định, phát hiện những hư hỏng báo cho bộ phận 
kỹ thuật sửa chữa đảm bảo thông tin liên lạcqua 
điện thoại, fax được thông suốt, kịp thời. 

Ngày

Lần sai sót

17

Xử lý các công việc  trên Edocument và E-Mail.

Giờ

Lần sai sót

18

Chấp hành các qui định về ATLĐ, VSLĐ, BVMT, 
PCCC; Tuân thủ nội qui lao động của nhà máy và 
Công ty

ngày

lần sơ suất

19

Tham gia các lớp huấn luyện chuyên môn nghiệp 
vụ, ATLĐ, VSLĐ… Khám sức khỏe định kỳ

ngày

lần không tham gia

II

KPI bổ sung (công việc kiêm nhiệm khác), x2

1

Theo dõi và phân phối các tài liệu tham khảo, báo 
công đoàn cho các đơn vị trong toàn Nhà máy. 

Ngày

Lần sai sót

2

Phân phối tài liệu hệ thống quản lý CL ISO cho các 
đơn vị trong toàn Nhà máy. 

Tuần

Lần sai sót

3

Lập các văn bản khác cho phòng. 

Tuần

Lần sai sót

4

Những công tác khác do trưởng phòng phân công.

Ngày

Lần sai sót

III

Kế hoạch hành động, x3

1

Theo dõi ngân sách hàng tháng - Không sai

Tuần

Lần sai sót

2

Theo dõi nhu cầu vật dụng trong tháng- Không sai 
sót

Tuần

Lần sai sót

3

Theo dõi thư, bưu kiện, gói gửi trong tháng. Không 
sai sót

Ngày

Lần sai sót

4

Theo dõi báo cáo khách đến công tác tại Nhà 
máy.Không sai sót.

Ngày

Lần sai sót

IV

Phối hợp, x4

1

Phối  hợp với cá nhân, các đơn vị trong nhà máy.

Ngày

Lần sai sót

2

Phối hợp với Bưu điện, các đối tác.

Ngày

Lần sai sót

B

Năng lực đóng góp (tự đánh giá, quản lý đánh 
giá, trung bình), Y%

V

Kiến thức, y1

VI

Kỹ năng, y2

VII

Hành vi, y3

3. Công việc cụ thể thực hiện hàng ngày:

MTCV-NMKL

Trang 2/

VERCO.JSC                       CÔNG TY CỔ PHẦN TÁI CẤU TRÚC DOANH NGHIỆP VIỆT                                 
                                            Trụ sở : Tầng 1 tòa Sunrise Building 2, KĐT Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội
                                              Điện thoại: 0438.533 533 – Fax: 0436.525 808 – Web: verco.vn

Số:……………

               Hà Nội, ngày…….tháng……..năm 2017

Theo dõi thực hiện, báo cáo tình hình sử dụng ngân sách của phòng.
Cập nhật số hiệu các thư, gói, bưu kiện gửi đi.
Thống kê các loại đơn giá cho thư, gói, bưu kiện gửi đi. Lập thủ tục thanh toán đúng quy định của 
Nhà máy.
Theo dõi trạng thái các thư để kịp thời thông tin cho đơn vị gửi đi biết (khi cần).
Nhận bản fax về và chuyển cho các cá nhân, đơn vị trong Nhà máy hoặc trình Ban GĐ.
Fax các văn bản cho các đối tác chính xác, kịp thời.
Cập nhật thư, gói bưu kiện nhận về. Chuyển đến cho các đơn vị, cá nhân.
Mở và cập nhật số văn bản các thư gửi cho Nhà máy trình Trưởng phòng HCNS.
Hướng dẫn khách đến liên hệ công tác. Cập nhật, theo dõi và báo cáo hàng tháng cho TP HCNS.
Trực tổng đài, nghe, trả lời thông tin được phép và chuyển cuộc gọi khi có yêu cầu.
Tập hợp nhu cầu, lên kế hoạch, mua, và xuất các vật dụng phục vụ cho 2 khu văn phòng, Ban GĐ, 4 
khu nhà khách, hồ bơi, hội trường, sân tennis.
Theo dõi thống kê các  vật dụng hàng tháng và lập thủ tục thanh toán đúng quy định của Nhà máy.
Mua theo yêu cầu khi có các cuộc họp giao ban, hội nghị khác.
Thực hiện một số công việc trên E-mail, Edocument.
Phân phối quy trình tài liệu hệ thống quản lý chất lượng ISO cho các đơn vị trong Nhà máy.
Phân phối cáo công đoàn, các tài liệu tham khảo khác đến các đơn vị trong Nhà máy.
Lập các văn bản khác cho phòng.
Phô tô, công chứng một số tài liệu cho các đơn vị trong Nhà máy khi có nhu cầu.
Làm các công việc khác của phòng do TP phân công.

4. Quan hệ trong công việc

4.1. Quan hệ nội bộ ( Trong nội bộ đơn vị Phòng, Ban, Phân xưởng, MN/TN/XN)

Báo cáo trực tiếp

Giám sát trực tiếp

Đơn vị / cá nhân phối hợp

Trưởng phòng

Trưởng, phó phòng

Các đơn vị trong nhà máy

4.2. Quan hệ bên ngoài (các NM/TN/XN khác thuộc Công ty)

Đối tượng

Bản chất quan hệ

4.3. Quan hệ bên ngoài (các cá nhân, đơn vị ngoài Công ty)

Đối tượng

Bản chất quan hệ

Các cơ sở, đơn vị cung cấp.

Liên hệ/ cập nhật/ thỏa thuận giá cả, số lượng, cung cấp các 
đồ dùng vật dụng cho công tác văn phòng, nhà khách.

Bưu điện Huyện Kiên Lương

Liên hệ / cập nhật/ giá cả, số lượng cung cấp các loại tài liệu, 
các loại báo trong toàn Nhà máy.
Liên hệ / cập nhật / Báo cáo các loại hồ sơ, bưu kiện vật tư đi 
và về cho các đơn vị trong toàn Nhà máy.

5. Phạm vi quyền hạn
Phạm vi quyền hạn trong công việc

. Được yêu cầu đồng nghiệp hỗ trợ số liệu liên quan đến lĩnh 
vực phụ trách và ngược lại.
Từ chối gửi các hồ sơ không đúng qui định của nhà máy và 

MTCV-NMKL

Trang 3/