Tài liệu

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Đơn vị: Phòng Hành chánh nhân sự

Chức danh: NV Văn thư Ban Giám đốc

Mã số: IV.24

Lần ban hành/Sửa đổi: 01/00
Ngày: 01/09/2013

Họ và tên

Người viết

Lê Thu Hường

Người kiểm tra

Nguyễn Hiền Triết

Người duyệt

Nguyễn Thanh Liêm

Chữ ký

1. Tóm tắt công việc (nội dung và mục tiêu chính yếu của công việc)

-  Thực hiện công tác văn thư phục vụ hoạt động của Nhà máy
-  Bảo đảm công văn giấy tờ đến và đi trình ký kịp thời đáp ứng yêu cầu công tác.

2. Công việc cụ thể :

STT

Nội dung

Tần suất

(ngày/ tuần/

tháng)

Tiêu chí đo lường

đánh giá

A

Nhóm công việc theo KPI 

I

KPI tổng hợp ( của chức danh công việc)  

1

Tiếp nhận công văn đến, trình ký, phân phối công 
văn theo bút phê của Ban Giám đốc. Tiếp nhận kiểm
tra thể thức văn bản, trình ký đúng cấp có thẩm 
quyền. Không sai sót.

Ngày

Lần

2

Thực hiện công tác lưu trữ các công văn đến,  đi 
theo đúng qui định 100%. Không sai sót.

Ngày

Lần sai qui định

3

Quản lý con dấu và đóng công văn theo đúng trình 
tự, thủ tục pháp luật 100%

Ngày

Lần sai trình tự, thủ tục

4

Đăng ký khách đến theo lịch, không bỏ sót.

Tuần

lần sai sót

5

Chấp hành các qui định về ATLĐ, VSLĐ, BVMT, 
PCCC; Tuân thủ nội qui lao động của nhà máy và 
Công ty

ngày

lần sơ suất

6

Tham gia các lớp huấn luyện chuyên môn nghiệp 
vụ, ATLĐ, VSLĐ… Khám sức khỏe định kỳ

ngày

lần không tham gia

II

KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác)

1

Lập báo cáo về nghiệp vụ văn thư lưu trữ đúng thời 
gian. Không trễ hạn

Quý

lần trễ hạn

2

Sao chép gởi các công văn giấy tờ theo yêu cầu của 
ban giám đốc đến các đơn vị/ hoặc e-mail. Không trễ
hạn

Ngày

lần trễ hạn

3

Thực hiện công việc khác do trưởng phòng phân 
công. Không sai sót

ngày

lần sơ suất

III

Kế hoạch hành động

1

Theo dõi báo cáo tình hình xử lý văn bản không để 
sai sót.

Ngày

lần sai sót

2

Báo cáo ngăn ngừa các tình huống có ảnh hưởng 
không tốt đến công việc của phòng

ngày

lần sơ suất

MTCV-NMKL

Trang 1/3

IV

Phối hợp

1

Phối hợp với các phòng ban phân xưởng đạt 100%

tháng

lần không đạt

2

Phối hợp với cơ quan bên ngoài đạt 100%

tháng

lần không đạt

B

Năng lực đóng góp 

V

Kiến thức (Y1)

VI

Kỹ năng (Y2)

VII

Hành vi (Y3)

3. Công việc cụ thể thực hiện hàng ngày:

3.1. Check Mail-sử lý thông tin hàng ngày.
3.2. Đóng Dấu công  văn đến, Fax đến (tiếp nhận Công văn đến).
3.3. Scan-chuyển đến các đơn vị liên quan (chuyển giao công văn theo bút phê của BGĐ & 
Trưởng P.HCNS).
3.4. Trình ký Công văn Hồ sơ-đóng dấu cho số.
3.5. Phát hành công lệnh cho CB-CNV-NMKL
3.6. Sao chép giấy tờ theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
3.7. Quản lý con dấu-đóng dấu (công văn theo trình tự,thủ tục pháp luật)
3.8. Thực hiện việc Lưu trữ công văn theo quy định, Lập báo cáo tháng, năm.
3.9. Soạn thảo lịch hàng tuần & phát hành theo yêu cầu của BGĐ và Trưởng phòng HCNS.
3.10. Tiếp khách đến liên hệ công tác & đăng ký lịch làm việc với Lãnh đạo tiếp đón.
3.11. Báo cáo công tác trình ký, văn thư lưu trữ, lịch hẹn làm việc, đối tác bên ngoài.
3.12. Đóng dấu kiểm soát phát hành cho các đơn vị về công tác  ISO-ATMT (Ban ISO NMKL)
3.13. Đóng dấu chứng thực  sao y bản chính.

4. Quan hệ trong công việc
4.1.

Quan hệ nội bộ ( Trong nội bộ đơn vị Phòng, Ban, Phân xưởng, MN/TN/XN)

Báo cáo trực tiếp

Giám sát trực tiếp

Đơn vị / cá nhân phối hợp

Giám đốc

Trưởng phòng HCNS

Phó phòng HCNS

Các đơn vị nhà máy

4.2. Quan hệ bên ngoài (các NM/TN/XN khác thuộc Công ty)

Đối tượng

Bản chất quan hệ

Văn phòng Cty CP XMHT1/

NM/TN

4.3. Quan hệ bên ngoài (các cá nhân, đơn vị ngoài Công ty)

Đối tượng

Bản chất quan hệ

5. Phạm vi quyền hạn

Phạm vi quyền hạn trong công việc

Có quyền từ chối các công văn giấy tờ không đúng thể thức 
và qui định của nhà máy
công ty

Phạm vi quyền hạn về tài chánh

6. Yêu cầu của công việc về trình độ, kỹ năng cần thiết (đánh dấu vào các vị trí phù hợp)

MTCV-NMKL

Trang 2/3

Trình độ văn hoá tốt nghiệp: 

¨ 5/12    

¨ 9/12

 12/12

¨ Khác

Trình độ chuyên môn:

¨ Trung cấp

¨ Cao đẳng  

¨ Đại học 

¨ Trên đại học

Chuyên ngành: ………………………………………………………………………….
Hoặc lĩnh vực tương đương: ……………………………………………………………

Trình độ ngoại ngữ : (¨ Anh văn hoặc ¨ Pháp văn)

¨ Trình độ A 

¨ Trình độ B

¨ Trình độ C

¨ Khác

Trình độ vi tính:

¨ Trình độ A 

¨ Trình độ B

¨ Đại học CNTT

¨ Khác

Kinh nghiệm( thời gian đã làm công việc cùng chuyên môn hoặc cùng lĩnh vực) : 

¨ Dưới 1 năm 

¨ 1 đến 2 năm

¨ 2 đến5 năm

¨ Trên5 năm

Sức khỏe: (yêu cầu khám sức khỏe)

¨ Bình thường

¨ Có yêu cầu riêng biệt

Kỹ năng thiết yếu cho công việc (Có thể chọn nhiều kỹ năng) : 

¨ Giao tiếp  

¨ Thuyết trình

¨ Soạn thảo văn bản  ¨ Phân tích  

¨ Làm việc nhóm

¨ Đàm phán

¨ Quản lý hồ sơ

¨ Tự học 

¨ Tổ chức công việc ¨ Giao việc

¨ Đánh gía nhân viên¨ Hội họp  

¨ Giải quyết vấn đề  ¨ Lãnh đạo

¨ Phỏng vấn  

¨ Tư duy  

7. Yêu cầu về Điều kiện và môi trường làm việc (đánh dấu vào các vị trí phù hợp)

Vị trí làm việc: (Nơi làm việc chủ yếu) 

 Văn phòng cty/nm  ¨ Văn phòng đơn vị  ¨ Xưởng

¨ Ngoài trời  

¨ Phòng TN/ điện

¨ Trong dây chuyền  ¨ Trên cao

 Đi lại nhiều  

Môi trường làm việc

 Bình thường

¨ Nóng, ồn, bụi 

¨ Độc hại

           ¨ Đặc biệt độc hại

Thời gian làm việc:

 Giờ hành chánh

¨ Ca kíp

¨ Đặc thù  

¨ Có tăng ca

Phương tiện làm việc: (Trang thiết bị cần thiết sử dụng khi làm việc)  

 Công cụ văn phòng¨ Dụng cụ cầm tay ¨ Thiết bị 

¨ Thiết bị nặng 

Thể chất: (Hao phí sức lực để thực hiện công việc) 

¨ Nhẹ nhàng

Bình thường

¨ Ít nặng nhọc

¨ Nặng  

Hoặc (Hao phí trí óc để thực hiện công việc) 

¨ Đơn giản 

 Ít suy nghĩ 

¨ Suy nghĩ nhiều 

¨ Quyết định 

Bảo hộ lao động: (yêu cầu trang bị loại bảo hộ lao động)

¨ Không

¨ Đồng phục

 Bình thường

¨ Chuyên dùng

----------ooo

O

ooo----------

MTCV-NMKL

Trang 3/3