Tài liệu

Mục tiêu:

Tần suất

Chất lượng

1

- Chuẩn bị tài liệu cho TGĐ trong các công việc đi tiếp khách, gặp khách
hàng, cuộc họp, cuộc hẹn

khi có yêu cầu

Đúng, đầy đủ

2

- Soạn thảo các văn bản, công văn theo yêu cầu của TGĐ 

khi có yêu cầu

Công văn đúng, rõ ràng, trình bày đẹp

3

- Chuẩn bị công tác trà nước cho TGĐ và khách tới văn phòng

khi có yêu cầu

Lịch thiệp

4

- Lên kế hoạch chi tiết cho việc tuyển dụng các vị trí 
(gửi TP phê duyệt)

2 lần/năm

Kế hoạch chi tiết rõ ràng, lên cụ thể từng đầu việc, 
nếu cần yêu cầu hỗ trợ

- Thực hiện các công việc chi tiết cho đợt tuyển dụng
   + soạn mô tả công việc để đăng tuyển dụng
   + đăng tin tuyển dụng
   + nhận hồ sơ và sàng lọc hồ sơ
   + mời phỏng vấn
   + sắp xếp lịch phỏng vấn
   + tổ chức buổi tuyển dụng
   + thông báo trúng tuyển
   + hoàn thiện hồ sơ nhân sự

6

- Theo dõi lịch đào tạo chuyên môn cho các chuyên viên và lịch đào tạo
lớp key để toàn công ty tham gia mở rộng tầm nhìn
   + báo cáo cho NV cần đi học đăng ký và làm tờ trình xin đi học
   + báo cáo cho TP về lịch học toàn cty có thể tham gia ở bên ngoài

2 lần/tuần

Kịp thời, khoá học có chất lượng, có tầm nhìn

vị trí: nhân viên Hành chính tổng hợp

1. Công tác

Thư ký

5

2 lần/năm

Thực hiện theo đúng quy trình, kế hoạch
Tuyển được nhân sự như ý

2. Công tác 

Nhân sự

BẢNG CHỈ TIÊU CÔNG VIỆC

- Thực hiện các việc chi tiết bổ trợ cho TPHCNS và TGĐ
- Nâng cao nguồn nhân lực trong công ty
- 100% các công việc chi tiết được thực hiện và hoàn thành

STT

Hạng mục

Chi tiết công việc

Yêu cầu kết quả

7

- Chủ trì việc đào tạo nâng cao chất lượng nhân sự
   + đặt ra kỹ năng cần chia sẻ
   + liên hệ với chuyên gia đào tạo
   + gửi thư mời
   + chuẩn bị phòng đào tạo
   + chuẩn bị quà cảm ơn
   + mail cảm ơn chuyên gia
   + nhận bài thu hoạch gửi lại TGĐ

1 lần/tháng
khi liên hệ được

Tổ chức chuyên nghiệp, chuyên gia đào tạo và 
nhân sự hài lòng, thu được kết quả tốt

8

- Chủ trì việc đào tạo nội bộ
   + phân công cá nhân đào tạo (tự chọn kỹ năng)
   + chuyển tài liệu cho cá nhân
   + nhận file giáo án (power point) 
   + phối hợp với TP để kiểm tra giáo án
   + chuẩn bị phòng đào tạo
   + nhận bài thu hoạch gửi lại TGĐ

2 lần/tháng
vào chiều thứ 7

Tổ chức chuyên nghiệp, nhân sự hài lòng, thu 
được kết quả tốt

9

- Lên kế hoạch chi tiết cho các hoạt động nội bộ của công ty
(gửi TP phê duyệt)

theo lịch

Rõ ràng, chi tiết

10

- Chủ trì việc triển khai hoạt động nội bộ
   + tìm địa điểm
   + tập trung mọi người và hướng dẫn thực hiện theo kế hoạch
   + chi trả các chi phí ngoài nếu có
   + tổng kết hoạt động (chi phí, kinh nghiệm)

theo lịch

Tổ chức chuyên nghiệp, nhân sự tham gia nhiệt 
tình, vui vẻ, gắn kết

11

- Chủ trì tổ chức cuộc họp hàng tuần
   + chuẩn bị phòng họp, tài liệu, bánh kẹo
   + thư ký cuộc họp: ghi chép nội dung và ấn định thời gian
   + thực hiện cuộc họp theo đúng quy trình
   + tổng kết cuộc họp, email lại nội dung biên bản cuộc họp

1 lần/tuần
+ 1 lần/tháng

Đúng quy trình, tạo không khí dân chủ, thẳng thắn 
nêu quan điểm và nhận trách nhiệm

- Chịu trách nhiệm 5S về môi trường làm việc
   + mọi thứ sắp xếp gọn gàng, đúng vị trí
   + đồ dùng, văn phòng được lau dọn và trang hoàng

hàng ngày

Sạch sẽ, đúng vị trí, đẹp

   + mua hoa tươi mỗi đầu tuần

1 lần/tuần

Đẹp, tươi, bền cho 1 tuần

   + mua hoa quả thắp hương ngày rằm, mồng 1 âm lịch

2 lần/tháng

Đủ, lịch sự

13

- Chịu trách nhiệm về bảo quản tài sản 
   + lập sổ theo dõi tài sản chung

1 lần duy nhất cập 
nhật khi thêm tsan

Đủ, dễ kiểm tra

14

   + kiểm tra hàng tuần về việc sử dụng tài sản

1 lần/tuần

phát hiện sớm, kịp thời sửa chữa

15

   + gọi thợ sửa chữa khi có lỗi, hỏng, cần bảo hành

khi phát sinh

ngay và hoàn thiện

12

3. Công tác

Hành chính

2. Công tác 

Nhân sự

16

- Chịu trách nhiệm về cấp phát văn phòng phẩm

+ 1 tháng 1 lần đưa phiếu yêu cầu về văn phòng phẩm tới các bộ phận,

cá nhân để lên dự trù văn phòng phẩm
   + trình TGĐ phê duyệt
   + mua sắm
   + lập sổ phát văn phòng phẩm và theo dõi lượng dùng

1 lần/tháng

Đủ, không thừa, không lãng phí

17

- Lưu trữ công văn giấy tờ khối hành chính, nhân sự, kế toán
   + tạo sổ theo dõi giấy tờ lưu trữ, vào ra hoặc kẹp ngoài file
   + tạo mỗi mục 1 file riêng
   + phần nội bộ 
   + phần kế toán

khi phát sinh

Gọn gàng, đúng vị trí, dễ tìm, dễ lấy

18

- Cấp phát công văn, giấy tờ cho cá nhân khi cần
   + có sổ theo dõi việc cá nhân lấy, mượn giấy tờ
   + báo cáo tình hình nếu giấy tờ k được trả, mất

khi phát sinh

Dễ theo dõi, tránh thất lạc

19

4. Công tác
hỗ trợ kế toán

- Giao, nhận tiền mặt, chuyển tiền qua ngân hàng cho đối tác, khách hàng,
cá nhân, công ty có liên quan

1 lần /tuần

Giữ uy tín, đúng, đủ

20

- Báo cáo ngay với TGĐ các công việc không xử lý được

ngay và luôn

ngắn gọn, ra vấn đề

21

- Báo cáo theo định kỳ tần suất yêu cầu ở trên
   + báo cáo theo ngày
   + báo cáo theo tuần
   + báo cáo theo tháng
   + báo cáo theo năm
   + báo cáo theo dự án

theo tần suất

theo form, đúng, đủ, rõ ràng

22

- Hoàn thành kế hoạch công việc theo ngày

hàng ngày

làm đúng, đạt yêu cầu công việc
chưa xong chưa về

23

- Xây dựng mối quan hệ

20 người/tháng

vui vẻ, thân ái, tạo uy tín lâu bền

24

- Ai cũng là người bán hàng 
(trực tiếp hoặc gián tiếp)

5 người/năm

là khách hàng thực, có nhu cầu thực
hài lòng khi mua hàng

25

- Phối hợp với các nhân viên khác hoàn thiện công việc chung

khi có yêu cầu

nhiệt tình, tương thân, giúp đỡ

26

- Tham gia các hoạt động văn hoá nội bộ theo lịch chung của công ty

theo lịch

nhiệt tình, trách nhiệm, vui vẻ

27

- Tham gia các hoạt động đào tạo theo lịch chung của công ty

theo lịch

hiệu quả, tiếp thu

28

- Thực hiện các nhiệm vụ nhỏ bất chợt khác phục vụ cho hoạt động chung
của công ty

bất kỳ

nhiệt tình, trách nhiệm, vui vẻ

29

-  Thực hiện các công việc theo nội quy và quy định chung

hàng ngày

nhiệt tình, trách nhiệm, vui vẻ

3. Công tác

Hành chính

5. Cá nhân