Tài liệu

532___Thu_tuc_va_huong_dan_kiem_soat_tai_lieu[1]

26/09/2018
0 trang
0
0
background image

Công ty TNHH Điện thoại Vân Chung

Địa chỉ: 157 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội

Tel: 04 3 5375995   Fax: 04 3 5376006

 

THỦ TỤC VÀ HƯỚNG DẪN KIỂM SOÁT TÀI LIỆU HỒ SƠ

Mục đích:

Thủ tục này được lập ra nhằm kiểm soát mọi tài liệu, bao gồm tài liệu nội bộ và tài liệu 

có nguồn gốc từ bên ngoài được đưa vào áp dụng trong Công ty.

Phạm vi:

Tài liệu và dữ liệu cần kiểm soát theo thủ tục này bao gồm các tài liệu theo phần định 

nghĩa dưới đây.

Định nghĩa:

Tài liệu: là những văn bản, sơ đồ…mà CNV phải tuân theo để thực hiện công việc, tài liệu 

trước khi đưa vào sử dụng phải được Ban Giám đốc Công ty phê duyệt (phân biệt với hồ 
sơ là bằng chứng về việc thực hiện tài liệu, bằng chứng về việc thực hiện công việc của 
nhân viên).

Phân cấp tài liệu:   Cấu trúc tài liệu của hệ thống được mô tả như sau:

            Chính sách 

Sổ tay 

Www.vctel.com/www.vanchung.vn

 

1

2

3

4

background image

Công ty TNHH Điện thoại Vân Chung

Địa chỉ: 157 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội

Tel: 04 3 5375995   Fax: 04 3 5376006

 

Các Thủ tục 

Các tài liệu Hướng dẫn tác nghiệp,

các Qui định, Kế hoạch, Mục tiêu,

Tiêu chuẩn, Bản vẽ, Sơ đồ.

Các loại Hồ sơ ,các Biểu mẫu

Phân loại tài liệu:

Tài liệu sử dụng trong công ty gồm 03 loại: Tài liệu nội bộ là những tài liệu phát sinh từ 

nội bộ công ty.   Tài liệu bên ngoài là những tài liệu phát sinh từ bên ngoài công ty nhưng 
được đưa vào áp dụng trong công ty.  Tài liệu tham khảo là những tài liệu không bắt buộc áp 
dụng nhưng có tính chất tham khảo, hướng dẫn thực hiện công việc.

Tài liệu nội bộ gồm các loại sau:

-

Chính sách  bao gồm các chính sách và và mục tiêu của công ty.  Chính sách là những 
quan điểm của công ty về những lĩnh vực nhất định.

-

Mục tiêu là những lĩnh vực cần hướng tới thể hiện qua các con số cụ thể, mục tiêu là sự 
cụ thể hoá của chính sách.

-

Sổ tay: là tài liệu qui định một Hệ thống quản lý của Công ty.

-

Thủ tục: cách thức ấn định để thực hiện một hoạt động hay một qúa trình trong một hay 
nhiều lĩnh vực.

-

Hướng dẫn công việc: cách thức ấn định để thực hiện một công việc chuyên biệt, cụ thể 
trong một hoạt động.

-

Biểu mẫu: là tài liệu đã có một hình thức sẵn có, áp dụng cho cùng một nội dung cho 
nhiều hành động khác nhau.

Www.vctel.com/www.vanchung.vn

 

background image

Công ty TNHH Điện thoại Vân Chung

Địa chỉ: 157 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội

Tel: 04 3 5375995   Fax: 04 3 5376006

 

-

Bản vẽ, sơ đồ: là các bản vẽ thiết kế, sơ đồ tổ chức liên quan đến các hoạt động của 
Công ty.

-

Tài liệu bên ngoài: tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài Công ty được Ban Giám Đốc phê 
duyệt cho sử dụng trong Công ty.

-

Tiêu chuẩn: là mức độ qui định cho một yêu cầu cụ thể cho một lĩnh vực nhất định.

-

Qui định: Nêu những điều phải theo để quản lý một lĩnh vực.

-

Kế hoạch: Là những sự việc định làm, giúp sắp xếp công tác có hệ thống qui vào một 
mục đích nhất định và thực hiện trong một thời gian định trước. 

Nội dung:

4.1 Lưu đồ: 

Người thực hiện

Quy trình

Tài liệu, Biểu mẩu

Bộ phận có yêu cầu

Trưởng bộ phận

Phiếu   đề   xuất   làm; 
thay đổi tài liệu 

Phiếu   đề   xuất   làm; 

Www.vctel.com/www.vanchung.vn

 

Yêu cầu KS tài liệu

Trao đổi

Kiểm tra

Phân công

Dự thảo

Phê 

duyệt

Đánh dấu, nhận dạng

Pho to, Phân phối

Cập nhật theo dõi

Lập Hồ sơ

Lưu hồ sơ

Kết thúc

Mô tả tài liệu

Quản trị hệ thống qui định doanh nghiệp, kiểm soát tài liệu và hồ sơ, xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Bình luận

Tài liệu cùng bộ

Bộ tài liệu liên quan

10 tài liệu
0
3508
4 tài liệu
0
1253

Bộ tài liệu liên quan

26/09/2018
10 tài liệu
0
3508
26/09/2018
4 tài liệu
0
1253