Tài liệu

THUÛ TUÏC – QUY TRÌNH

LAÄP KEÁ HOAÏCH CHI PHÍ, TAÏM ÖÙNG DUYEÄT MUA VAØ DUYEÄT

CHI

1. MUÏC ÑÍCH
Quy trình naøy ñöôïc soaïn thaûo aùp duïng vaø duy trì nhaèm:

 Giuùp caùc boä phaän coù theå laäp keá hoaïch chi phí, ñeà nghò taïm

öùng vaø thanh toaùn caùc chi phí theo caùch thoáng nhaát

 Quy ñònh nhöõng maãu bieåu, baùo caùo ñoàng nhaát hoã trôï toát cho

coâng taùc toång hôïp vaø baùo caùo

2. PHAÏM VI AÙP DUÏNG

GÑ

ÑD

QM

ÑL

ÑM

GD

KD

SG

X

X

X

X

X

X

X

X

 Quy trình naøy chæ aùp duïng cho vieäc laäp keá hoaïch chi phí, taïm 

öùng, duyeät mua vaø duyeät chi cho caùc chi phí hoaït ñoäng cuûa 
Trung taâm khoâng aùp duïng cho vieäc mua haøng hoaù ñeå  kinh 
doanh.

3. TAØI LIEÄU THAM KHAÛO
-

Ñieàu khoaûn 6.1 cuûa Tieâu chuaån ISO 9001:2000.

-

Tieâu chuaån ISO 9000:2000.

4. ÑÒNH NGHÓA CAÙC THUAÄT NGÖÕ VAØ TÖØ VIEÁT TAÉT
4.1 Ñònh nghóa caùc thuaät ngöõ


Trung taâm: Trung taâm mua saém Saøi Goøn 



Ñôn vò: caùc Coâng ty thaønh vieân bao goàm: Coâng ty TNHH NK, Coâng

ty TNHH Cô ñieän laïnh NK, Coâng ty TNHH Kim khí ñieän maùy NK, Coâng
ty Ñieän gia duïng, phoøng Kinh doanh toång hôïp, Trung taâm SG

 Boä phaän: caùc phoøng ban chöùc naêng bao goàm: Phoøng Marketing,

phoøng Haønh chaùnh, phoøng CNTT, Phoøng Keá toaùn, cöûa haøng, kho
vaän, traïm baûo haønh.... Ngoaøi ra thuaät ngöõ 

boä phaän 

coøn ñöôïc hieåu

theo nghóa laø caùc nhaân vieân thuoäc boä phaän vaø tröôûng, phoù boä phaän.

 Tröôûng ñôn vò: Giaùm ñoác Coâng ty thaønh vieân, Tröôûng phoøng Kinh doanh toång

hôïp, Giaùm ñoác Trung taâm SG.

 Tröôûng boä phaän: Tröôûng caùc phoøng ban chöùc naêng


Baûng döï truø chi phí : Maãu bieåu duøng cho caùc boä phaän ñeå döï

truø caùc chi phí do boä phaän quaûn lyù.



Phieáu ñeà nghò duyeät chi : Laø chöùng töø noäi boä duøng ñeå ñeà

nghò duyeät thanh toaùn caùc chi phí



Phieáu ñeà nghò taïm öùng : Laø chöùng töø noäi boä duøng ñeå ñeà

nghò taïm öùng tieàn cho nhu caàu coâng taùc, kinh doanh.



Phieáu ñeà xuaát mua : Laø chöùng töø noäi boä duøng ñeå ñeà xuaát

mua haøng hoaëc dòch vuï tröôùc khi thöïc hieän mua.



Chöùng töø keøm theo : Tuøy theo töøng nghieäp vuï cuï theå, caùc

chöùng töø sau ñaây ñöôïc keøm theo trong chöùng töø duyeät chi :



Hoaù ñôn taøi chính hoaëc caùc chöùng töø thanh toaùn hôïp lyù hôïp leä

nhö : phieáu thu, bieân nhaän, hoaù ñôn baùn leû...



Phieáu ñeà  xuaát mua  hoaëc  phieáu ñeà nghò taïm  öùng, hôïp ñoàng

mua, nhaäp kho (neáu coù)

 CBNV : Caùn boä nhaân vieân

  TCKT : Taøi chính keá toaùn
5. NOÄI DUNG 
5.1 Quy ñònh traùch nhieäm : 

 Caùc tröôûng boä phaän coù traùch nhieäm döï truø chi phí chi tieâu do

boä phaän mình quaûn lyù theo maãu bieåu vaø thôøi gian quy ñònh, söû
duïng chi phí hôïp lyù treân cô sôû keá hoaïch chi phí ñaõ laäp

 Giaùm ñoác Trung taâm seõ xem xeùt &   kieåm tra cuoái cuøng caùc

vaán ñeà lieân quan ñeán vieäc laäp keá hoaïch vaø thöïc hieän chi phí

 Boä phaän keá toaùn taøi chính coù traùch nhieäm chính trong vieäc

höôùng daãn, trieån khai, giaùm saùt vieäc thöïc hieän quy trình naøy 

 Hoaøn öùng (quyeát toaùn taïm öùng) : seõ thöïc hieän theo caùch thöùc

duyeät chi

 Quy trình naøy cung caáp caùc höôùng daãn cô baûn trong vieäc laäp

keá hoaïch chi phí, taïm öùng, duyeät mua vaø duyeät chi, höôùng daãn
chi tieát do boä phaän keá toaùn chi phí, Keá toaùn tröôûng trung taâm
ñaûm traùch.

5.2 Nguyeân taéc chung :

 Caùc chi phí cuûa boä phaän ñöôïc phaân chia theo vieäc quaûn lyù chi

phí boä phaän, vieäc thöïc hieän vaø kieåm soaùt chi phí phaûi döïa treân
chi phí do boä phaän quaûn lyù

 Chi phí chi tieâu cuûa boä phaän ñöôïc döï truø treân cô sôû soá lieäu chi

tieâu thaùng tröôùc, cuøng kyø naêm tröôùc, nhu caàu coâng vieäc, tình
hình kinh doanh döï kieán.

 Caùc chi phí boä phaän döï truø ñöôïc xaây döïng töø caùc baûng chieát

tính ñeå coù cô sôû pheâ duyeät, thöïc hieän vaø theo doõi

 Caùc chi phí chi tieâu phaûi coù hoaù ñôn, chöùng töø ñaày ñuû theo quy

ñònh :



Haøng  hoaù, dòch  vuï  mua  ngoaøi  coù  giaù trò  mua  töø    100.000   ñ

(moät traêm ngaøn ñoàng) trôû leân phaûi coù hoaù ñôn taøi chính vaø
coù ghi ñaày ñuû : teân, ñòa chæ, maõ soá thueá, daáu cuûa nhaø cung
caáp.



Haøng hoaù, dòch vuï mua ngoaøi coù giaù trò mua döôùi 100.000 ñ

(moät traêm ngaøn ñoàng) phaûi coù hoaù ñôn baùn leû vaø coù ghi
ñaày ñuû : teân, ñòa chæ cuûa nhaø cung caáp.

 Ñoái vôùi moät soá loaïi chi phí do phoøng taøi chính – keá toaùn quy

ñònh, phaûi coù caùc baùo giaù ñeå laøm cô sôû duyeät chi

 Taïm öùng chæ aùp duïng cho tröôøng hôïp CBNV khi ñi coâng taùc maø 

caùc khoaûn chi phí chöa xaùc ñònh ñöôïc soá tieàn chính xaùc hoaëc 

vieäc thöïc hieän nghieäp vuï, coâng taùc phaûi traûi qua moät thôøi gian 
nhaát ñònh hoaëc caùc chi phí mua ngoaøi phaûi thanh toaùn ngay.

 CBNV phaûi hoaøn öùng theo thôøi gian quy ñònh, quaù thôøi gian phaûi

hoaøn öùng, phoøng TC-KT seõ caán tröø khoaûn taïm öùng ñoù vaøo
löông hoaëc khoaûn thanh toaùn khaùc cuûa CBNV